Web会議に必要なもの|Web会議に適したモニターやカメラの選び方も紹介

Web会議は多くの企業でおこなわれており、Web会議システムはビジネスシーンで欠かせないツールとなっています。Web会議はPCだけでもことができますが、Web会議をより快適にするさまざまな機器があります。この記事では、Web会議を快適におこなうために必要なものを紹介します。また、Web会議に適したカメラやマイクスピーカー、モニターなどの選び方のポイントも解説します。

Web会議とは?

Web会議とは?

Web会議とは、オンライン上で会議をすることを指します。従来の会議では、場所を確保し、わざわざ1カ所に集合しておこなう必要があり、交通費や移動時間など多くのコストがかかっていました。しかし、Web会議では、インターネット環境があれば離れた場所でも会議をおこなうことができます。

Web会議に必要なもの

Web会議に必要なもの

Web会議と聞くと、大規模なシステムを想像する方もいるかもしれません。しかし、パソコンやスマホ、ネットワーク環境、Webカメラ、スピーカーやマイク、Web会議システムの5つを準備すれば、いつでも簡単にWeb会議を始めることができます。

パソコンなどのデバイス

まず、Web会議に参加するためにはパソコンが欠かせません。
さらに、スマホやタブレットといったデバイスでもWeb会議をおこなうことができます。

デバイスを用意する際に注意が必要なのは、各デバイスのOSやブラウザのバージョンです。
古いバージョンではWeb会議に対応していない場合もあるため、Web会議当日にその人だけ参加できないということにもなりかねません。
こういった事態を避けるため、事前にデバイスのバージョンを確認し、アップデートしておきましょう。

ネットワーク環境

Web会議になるので、ネットワーク環境が必要です。
音声だけでなく、映像や資料の共有がおこなわれるため、通信速度が遅いと会議に支障がでます。
可能な限り通信速度が速いインターネット回線やサーバーを利用することを心掛けましょう。

Webカメラ

最近では、多くのPCやモバイル機器にカメラが内蔵されているので、それでも十分Web会議がおこなえます。
しかし、より高画質で充実したWeb会議をおこなうためには、専用のWebカメラを準備しておくのが良いでしょう。

スピーカーやマイク

スピーカーやマイク機能も、PCやWebカメラに内蔵されている場合がほとんどです。

しかし、内臓されているスピーカーやマイクでは音声がうまく拾えなかったり聞き取りにくくなったりすることもあり、会議の重要な発言を聞き逃してしまうことがあります。
そういった事態に備えて、専用スピーカーやマイクを準備しておくのが良いでしょう。

特に、スピーカーを選ぶ際には、ノイズキャンセル機能やエコーキャンセル機能を搭載したものを選ぶことで、雑音をカットすることができます。

Web会議システム

近年は、さまざまなWeb会議システムが提供されています。
機能や料金をきちんと比較したうえで、自社の状況に合わせたものを選ぶようにしましょう。

また、Web会議システムは、インターネットを介して利用するため、ビジネスで利用する場合では特にセキュリティ対策が重要になってきます。
利用するサービスが十分なセキュリティ機能を備えているかも確認しておきましょう。

 

Web会議に必要なもの①Web会議用のカメラの選び方

前述の通り、PCに搭載されているカメラでもWeb会議をおこなうことは可能です。しかし、PCに内蔵されているカメラの性能によっては、Web会議をおこなうには不十分である場合もあります。そのため、Web会議用のカメラは必須ではありませんが、快適にWeb会議をおこなうためには専用のカメラが必要であるといえます。

Web会議の人数や用途によって、適した画角や解像度は異なるため、利用することが多いシチュエーションに合わせて適切なWeb会議カメラを選びましょう。

一つのカメラで大人数の参加者を映したい場合は、広角のものや360度カメラを利用するとよいでしょう。解像度やフレームレートが高い方がより鮮明・スムーズに映像を届けることができますが、データ容量が重くなるため、注意が必要です。

関連記事:Web会議におすすめのカメラ14選|おすすめのものから広角のものまで紹介!

Web会議に必要なもの②|マイク・スピーカーの選び方

マイク・スピーカーもカメラと同様に、PCに搭載されている場合がほとんどです。しかしこれらも性能が十分でない場合もあり、Web会議の形式によっても必要になることがあるため、Web会議用のものを用意しておくとよいでしょう。

一対一の会議であれば、PC内蔵のマイクとスピーカーで十分といえます。大人数の場合は、マイクから遠い位置にいる人の声も拾えるだけの集音性と、広い範囲の音を拾える指向性のものを利用しましょう。

マイクとスピーカーが一体化した「マイクスピーカー」(スピーカーフォン)という機器もあるため、大人数で会議室に集まってWeb会議をおこなう場合は、マイクスピーカーを利用してもよいでしょう。

関連記事:Web会議に役立つマイクスピーカー8選!少人数向け、大人数向け

Web会議に必要なもの②|モニターの選び方

会議室で集まってWeb会議をおこなうことが多い場合は、Web会議用のモニターを用意しておくとよいでしょう。

会議室に据え置く場合は、壁掛けするタイプのモニター、複数の会議室や場所で使用したい場合はポータブルタイプやキャスター付きのモニターがおすすめです。

カメラやマイク、スピーカーと同様に、一人だけで参加する場合はノートPCの画面サイズと解像度でも十分に利用することができます。

シーン別!Web会議を成功させるために必要なもの

シーン別!Web会議を成功させるために必要なもの

ここでは、Web会議に必ずしも必要ではありませんが、Web会議をおこなうシーンによって必要なものや準備しておくとよいことなどを紹介します。
ぜひ参考にしてみてください。

複数人での会議をおこなう場合

Web会議を思い浮かべるとき、テレビ電話のように1対1もしくは少人数での打ち合わせを想像する方も多いかもしれません。
しかし、必要な機器さえ揃えれば数百名にもおよぶ大規模な会議さえもおこなうことができます。

大規模な会議を開く際には、プロジェクターやスクリーンを活用すれば、大画面で映像を共有することができ、より効果的にWeb会議をおこなうことができます。
会議室の大きさや会議に参加する人数に適したスクリーンのサイズを選ぶようにしましょう。

また、マイクとスピーカーは、分離しているものを選ぶようにしましょう。
そうすることで、各参加者の音声をきれいに集めることができます。
さらに、大人数での会議になる場合は、広角カメラを取り入れることで全体像を映し出すことができるので活用してみても良いでしょう。

外出先からWeb会議に参加する場合

会議があるとき、その時間までに社内に戻る必要があるため、当日の外出予定が制限されたといった経験をした方も多いでしょう。
しかし、スマホやタブレットを活用することで、外出先でも気軽にWeb会議に参加することができるようになります。

外出先からのWeb会議をおこないたい場合には、スマホやタブレットでも利用できるWeb会議システムを選び、事前に設定をおこなっておくと良いでしょう。
また、イヤホンなどを活用すれば、外出先で周囲に声が漏れる心配もありません。

必要なものを揃えてWeb会議を導入してみよう!

Web会議を始めるのに必要なものを5項目に分けて紹介しました。
Web会議には、無料で利用可能なサービスも多くあります。Web会議が実際に自社で有効的に活用できるか不安な場合は、まず無料サービスを利用してみましょう。

PCだけで手軽に始めることも可能なので、試験的に導入してその後マイクやカメラを購入してみるのも一つの手です。Web会議の導入で業務の効率化を目指しましょう。

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