録音機能付きのWeb会議システムを導入するメリットは?無料で使えるシステムも紹介

Web会議システムとは?

Web会議システムでできることとは?

Web会議システムとは、インターネット上で映像や資料をリアルタイムで共有することで、遠隔地にいる人との会議を可能にしてくれるツールのことを指します。また、音声や映像、チャットなどの会話するコミュニケーションツールも併せ持った便利なツールもあります。
近年では、場所や時間にとらわれないテレワークを実現させるためのソリューションとして、Web会議システムを利用する企業が増えてきています。

録音機能つきWeb会議システムの活用シーンとメリット

録画機能つきWeb会議システムの活用シーンとメリット

Web会議システムの録音機能は、研修の様子や入社式といったイベントの様子の配信、オンラインでの商談や面談など多岐にわたって活用されています。ここでは、そんなWeb会議システムの録音機能が具体的にどのような場面で役立つのかご紹介します。

会議の議事録の代わりとして活用

Web会議の録音機能は会議の議事録として利用することができます。従来の会議では、会議の内容を議事録にまとめて共有するのが一般的でした。しかし、文字だけではニュアンスが伝わりにくく、記録漏れによって内容が正しく伝わらないといったこともあります。
Web会議の録音機能では、音声をそのまま残すことができるため、会議で話した細かな情報や発言のニュアンスがいつでも確認でき、正確な情報の把握に役立ちます。また、録音した会議は、会議の議事録としてそのまま共有することができるため、情報共有が簡単になります。

顧客との商談内容の記録として活用

お客様との商談のやりとりを記録しておくことで、どのような商談内容だったかを繰り返し確認することができます。録音した内容は商談の証拠として残るため、お客様とのやりとりの行き違いとなどといったトラブルを防ぐことができます。また、商談を見返して分析することで営業活動の改善や効率化を図ることもできます。

WindowsやMacのPCの機能でWeb会議の録音を行うには

ICレコーダーを用意せずとも、PCのアプリケーションを用いてWeb会議を録音・録画することが可能です。

windows10でweb会議を録音する方法

Windows10を利用している場合、標準搭載されている「Xbox Game Bar(エックスボックスゲームバー)」を使うことができます。【Win】+【G】のショートカットで簡単に起動し、PC画面を録画することが可能です。

ただし、ゲームバーを使ってきちんと録音・録画するためには、Web会議ツールを最前面に出しておかなければならない、マイクをオンにしないと自分の声が録音されないなど、注意が必要です

Macでweb会議を録音する方法

Macでweb会議システムの音のみを録音を行おうとした場合、ボイスメモだとマイクから拾った音は録音することができますが、
端末から流れる音を録音することができません。
そのため、MacでWeb会議を録音する場合、録音機能のあるWeb会議システムを使うか録音のソフトをダウンロードする必要があります。

しかしすべての録音ソフトが端末からの音とマイクが拾う音両方を録音をできるとは限りません。
一部の録音ソフトはシステム権限等の問題で、ボイスメモ同様にマイクが拾う音しか録音できないものもあるため注意しましょう。

ステレオミキサーのないPCでweb会議を録音する方法

マイクとスピーカーの両方を保存するためには、ステレオタイプ機能をPCに持たせる必要があります。

ステレオミキサーのないPCで録音を行う場合、下記2つの方法でステレオタイプ機能のないPCでも録音を行うことができます。
・ステレオミキサーに対応したサウンドドライバーをインストールする。
・USB外つけのサウンドカードをパソコンにつなげる。

それぞれメリットとデメリットがあるため、きちんと理解をして自社にあった方法を見つけましょう。

サウンドドライバーをインストールするメリット・デメリット

メリットはサウンドミキサーやICレコーダーなどの録音器具を準備する必要がなくPCのみで準備ができることです。
デメリットは、会社によっては、セキュリティ対策などの理由から制限がかかってしまいフリーソフトを社内のPCにダウンロードすることができない場合は対応できないことです。

USB外付けのサウンドミキサーを接続するメリット・デメリット

メリットは、サウンドドライバーをインストールすることなく録音をできることです。
デメリットは、USB外付けのサウンドミキサーをはじめ録音器具を買う必要があり、コストがかかってしまいます。

また、USB外付けのサウンドミキサーだと、パソコンの内部に録音ファイルを保存することはできません。
USB外付けのサウンドミキサーにICレコーダーを接続し、ICレコーダーに録音を行う形になります。
そのため、ICレコーダーなど録音を行う外部の器具も必要になります。

PCのツール以外でWeb会議を録音する方法

Web会議で録音・録画する方法

ここまで、Web会議の録音するシーンやメリットについて紹介してきました。次に、実際にWeb会議を録音・録画する方法にについて解説します。

ボイスレコーダー(ICレコーダー)を利用する

Web会議を録音する方法として最も手間がかからないのは、ボイスレコーダー(ICレコーダー)を使用する方法でしょう。PCから出てくる音声そのものを、ICレコーダーを使って物理的に録音する方法です。

PCからの音源をそのまま収録するためノイズを拾ってしまったり、音声ファイルの共有が難しかったりなど、難点もあります。自分だけの記録用や、Web会議上の録音が上手くいかなかった場合の備えとして、補助的に使用するのに有効な録音方法です。

録画機能付きのWeb会議システムを利用する

Web会議システムには、録画機能を持つものも多くあります。とくに、法人向けに提供されているツールであれば、会議や商談など、ビジネスシーンを想定した機能が搭載されており、録画の操作や録画ファイルの共有を簡単におこなうことが可能です。また、画面共有やチャットの保存、文字起こし機能など、さまざまな便利機能が用意されています。

録画機能の有無はサービスやプランによってさまざまで、より便利な機能を使うには有料プランを使う必要がある場合もありますが、会議の録画を頻繁におこなう、録画機能をしっかり使いたいという場合には、録画機能付きのWeb会議システムを利用するのが最適です。

フリーソフト・アプリを使う

Web会議は、フリー(無料)で録音ソフトやアプリを使って録音することが可能です。
録音ソフトとは、PCなどの端末から流れる端末の音やマイクが拾った音を録音する機能です。
PC上で流している音をWAV/MP3 などのファイル形式でデータを保存することができます。

Web会議で音声をよりクリアに録音する方法

Web会議で音声をよりクリアに録画・録音する方法

集音マイク・マイクスピーカーを使う

ボイスレコーダーやPCの録画機能を利用して録音・録画する場合には、録音した音声の質はマイクやスピーカーの音質に左右されます。録音の質にこだわりたい場合は、マイクやスピーカーの選定も重要でしょう。
一方、Web会議システムの録画機能を利用する場合には、インターネット環境など通信環境が音声の質に影響します。また、そもそもWeb会議システムで音が拾えていないと録音した音声にも影響が出ます。

たとえば、複数人が集まって一つのWeb会議アカウントから参加する場合、遠くにいる人の声が拾えない場合もあります。この場合も、集音マイクやスピーカーフォン(マイクスピーカー)を利用することが必要でしょう。マイクスピーカーについては、以下の記事で紹介しているので、気になる方はぜひチェックしてみてください。

関連記事:Web会議に役立つマイクスピーカー8選!少人数向け、大人数向け

録音や録画機能付きWeb会議システム

ここまで、Web会議での録音や録画方法や、録音・録画機能付きWeb会議システムのメリットについて紹介してきました。次に、ZoomやMicrosoft Teams、Webex、SkypeなどのWeb会議システムの録音・録画機能について紹介します。

Zoom

Zoom

Zoomは、世界75万人以上の人に利用されているWeb会議サービスです。Windows、MacOS、Android、iOSなど、あらゆるOSに対応しており、どんな端末からでも利用できるという利便性が特徴です。
無料で基本的な機能を使うことができ、一対一の通話は無制限、グループ通話は40分利用することができます。Zoomの録画機能は、レコーディングボタンをクリックすることで簡単に利用することができます。

無料プランでも録画をすることができ、モバイル端末への保存も可能です。ただし、無料プランでは、録画ファイルはローカル保存のみに限られています。有料プランでは、MP4形式での保存や、クラウドへの保存も可能です。クラウドで保存できるため、録画の共有を簡単におこなうことが可能です。また「ビジネス」以上のプランでは、録画の文字起こし機能(英語のみ対応)もあります。

機能

  • 無料プランで録画可能
  • MP4形式での保存(有料プランのみ)
  • 文字起こし機能(英語のみ対応)
  • 管理者が録画の有効・無効を制御

関連記事:Web会議システム「Zoom」とは?使い方や料金などを紹介!

Microsoft Teams

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、マイクロソフト社が提供しているコミュニケーションツールです。Web会議だけではく、チャットや通話、共同作業などをおこなうことができます。
Office 365のライセンスを持っていればMicrosoft Teamsを利用することができ、Microsoft Teamsのみの無料プランもあります。ただし、録画機能を使うには、有料プランの利用が必要です。

参加者が録画をすると、録画ファイルはOneDriveやSharePointなどにクラウド保存され、参加者全員に公開されます。また、チャネル(※1)内で作成された会議であれば、その会議チャットやチャネル内で表示され、リンクは7日間利用することができます。簡単に録画を保存し、共有することが可能です。

※1:チーム内で特定のトピックやプロジェクト別に会話が保存される専用セクション

機能

  • 音声、ビデオ、画面共有を録画可能
  • 会議の文字起こしが可能(英語のみサポート)

関連記事:Web会議システム「Microsoft Teams」の特徴や口コミ評判を詳しく紹介

Cisco Webex Meetings

Cisco Webex Meetings

Cisco Webex Meetingsは、参加者全員が自由に書けるホワイトボード機能が特徴的なWeb会議システムです。必要な機能を選択し、自社に合わせたカスタマイズをすることができます。オンラインセミナーなどリアルタイムの視聴に間に合わない場合でも1クリックで録画可能なので、後からレコーディングで視聴することも可能で大変便利です。

Cisco Webex Meetingsでは、デスクトップ・モバイルから録画でき、クラウド保存も可能です。無料プランでも録画が可能ですが、無料プランの場合は、デスクトップアプリからのみ録画が可能になっています。また、録画の保存もローカルのみとなっています。

有料プランでは、録画の画面レイアウトを設定することができます。会議の形式に応じて、最適なレイアウトで録画をすることが可能です。また、議事録を自動で作成することもできます。スペース(※1)に関連付けられているミーティングであれば、録画のリンクが自動的にスペースに表示されるため、メンバーが簡単に録画ファイルにアクセスすることができます。

※1:複数名のユーザーを集めた部屋。

機能

  • 無料プランで録画可能
  • MP4形式で保存
  • 録画レイアウトの設定が可能

関連記事:Web会議システム「Webex」の特徴を詳しく紹介

Skype

Skype

Skypeとは、Microsoft Teamsと同じくマイクロソフト社が提供しているコミュニケーションツールです。無料でダウンロードすることができ、音声通話やビデオ通話、チャットをおこなうことができます。追加料金を払えば、固定電話との通話も可能です。

Skypeでも通話を録音・録画をすることができ、デスクトップ・モバイルアプリどちらからでも録画が可能です。ただし、録音・録画が可能なのはSkype同士の通話のみとなっています。

Skypeでクラウド保存された録画は、30日間使用することができます。 30日の間であればいつでも録画をダウンロードし、ローカル保存をすることが可能です。また、録画ファイルは共有することも可能で、オプションから転送を選択するだけでチャットで簡単に共有することが可能です。

機能

  • 音声録音、ビデオ・画面共有の録画が可能
  • MP4ファイル形式で保存できる
  • 最大24時間録画可能

Google Meet

Google Meet

Google Meetは、Google社が提供しているWeb会議ツールです。Googleアカウントを持っていれば、誰でも利用することが可能です。

ただし、Google Meetの録画機能を使えるプランは限定されており、Businessプランのうち、「Business Standard」「Business Plus」で録画をおこなうことが可能です。なお、PC版のGoogle Meetのみ録画機能を使うことができます。

会議の主催者と、同じ組織のユーザーが録画をおこなうことができ、管理画面でユーザーの録画機能の有効・無効を設定することも可能です。
会議を録画すると、主催者のマイドライブに自動で保存され、主催者と録画をおこなったユーザーにリンクが共有されます。録画ファイルを簡単に保存・共有できるのが大きな利点です。また、録画と同時に、録画中にやりとりされたチャットログも保存されます。

機能

  • 発言中の参加者と固定表示画面を録画可能
  • チャットをSBVファイル(※1)として保存
  • 管理者画面で録画機能の有効・無効を設定できる

※1:YouTube Captions Formatと呼ばれる、字幕やクローズドキャプションを表示するためのファイル。

関連記事:Web会議システムはGoogle Meetがおすすめ!便利機能を紹介!

ジンジャーミーティング

ジンジャーミーティング

ジンジャーミーティングの詳細をチェック

ジンジャーミーティングは、jinjer社が提供するWeb会議システムです。アプリケーションをダウンロードせず、ブラウザで利用することが可能です。社内の会議だけではなく、商談やウェビナーなどの用途にも対応しています。画面共有やリアクション機能などの機能が備わっており、録画機能もあります。

録画をおこなうと、録画中であることが表示されるほか、録画開始を知らせるポップアップが表示されるため、参加者に録画中であることが伝わります。

録画は録画を開始したユーザーのアカウントに保存され、ジンジャーミーティングのユーザー画面から再生することが可能です。また、録画ファイルをURLで簡単に共有することもできます。録画ファイルは公開/非公開を設定することができ、組織内のメンバーであれば閲覧できるユーザーを一人ひとり指定することも可能です。

機能

  • 録画データの共有用URLを簡単に発行できる
  • ゲストユーザーにも録画の共有が可能
  • 複数の録画データの共有設定を一度におこなうことができる

Web会議を録音する際に気を付けること

以上のようにWeb会議は録音ツールやWeb会議システムの機能を使うことで録音を行うことができます。

web会議を行う際に気を付けること
『前もって参加者に許可を得る』
『音声がきちんと録音されてるかテストを行う』の2点になります。
それぞれの注意すべきポイントについて詳細に説明をします。

前もって参加者に許可を得る

Web会議を録音する場合は、前もって参加者全員に許可を得ることが大切です。
許可をとらずに録音や録画を行うと、後程トラブルに発展する可能性もあります。
打ち合わせの前にメールなどで、連絡を行うのはもちろん。打ち合わせの冒頭のタイミングで本会議を録音する旨や録音の理由などを伝えておきましょう。

社外ではなく社内だけのメンバーで行う打ち合わせであっても、きちんと許可を得て録音を行いましょう。
許可なく録音を行うと、嫌な思いをする参加者もいるかもしれません。クライアントや取引先とのWeb会議にはもちろん、話し合いをスムーズに進めるためにも社内のメンバーにも前もってに許可を得ておきましょう。”

Web会議前に録音のテストをおこなう

Web会議を始める前に、録音のテストをおこなうことも重要です。
録音を初めて使う場合は、録音がきちん行われているのか確認を行いましょう。
自分のマイクがオフになってた、声が小さすぎて音を拾えていない、Web会議ツールではない他のツールの音を取り込んでいるなど、さまざまな設定ミスで録音ができていない場合があります。
録音方法をきちんと把握しておけば、そのようなミスもなくきちんと録音ができるようになるため、使う前に録音のテストを行いましょう。

録音できるWeb会議システムで業務効率アップ

Web会議システムの録画機能は、会議の議事録代わりや研修用の資料として活用したり、商談の記録をとっておけるなどさまざまな場面に活用でき大変便利です。また、働き方改革などが進む中でWeb会議システム自体が今後、企業にとって注目のシステムとなっていくでしょう。現在、さまざまなWeb会議システムが提供されていますが、各サービス特徴を把握して自社に合ったものを選ぶことで、業務効率の向上を図りましょう。

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