SFAを活用するには?事例や連携できるシステムもあわせて紹介!

SFAを導入しても活用されない7つの理由

悩む女性
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SFAは営業活動に関わる情報を一元管理することで生産性の向上に役立つシステムです。

しかし、SFAを導入した企業のなかには、SFAを上手く活用できずに課題を抱えている企業も多くあります。SFAを導入したからといって、簡単に運用が定着するわけではありません。

ここでは、SFAを導入したにも関わらず活用されていない企業にありがちな問題点を7つ紹介します。

SFAとは?機能やメリットなどを徹底解説!システム比較も!

導入やデータ入力が目的になっている

SFAに蓄積したデータをうまく活用すれば、高速でPCDAサイクルを回して営業活動の生産性を高めることができます。しかし、SFAの導入や項目のデータ入力自体が目的となってしまうと、メンバーの営業活動を確認するマネージャーにとって欲しかった情報と一致しないということが起こり得ます。

そのデータを記録する目的がどこにあるのかをしっかりと共有しておくと、マネージャーが知りたい情報の収拾に近付けるでしょう。

導入する目的を明確にできていない

SFAを導入しても上手く活用されていない原因の1つとして、解決したい課題が明確になっていないということが挙げられます。SFAは営業活動に関わる情報を一元管理することで業務を効率化させることができるシステムですが、導入目的は企業によって異なります。トップセールスのノウハウを蓄積し、ほかのメンバーに共有するためにSFAを導入する企業もあれば、SFAに記録されている情報を使って営業メンバーの教育コストを削減するために導入する企業もあります。

SFAを活用するためには、自社がなぜSFAを導入することになったのか、どのような状態になれば成功といえるのかを定めたうえでSFAを導入するようにしましょう。

部門間・部署間で連携が取れない

SFAを上手く活用されていない原因として、部門間や部署間で連携が取れていないということがあります。
SFAは主に営業活動を効率化することに特化しているため、マーケティング機能やカスタマーサクセスの機能が十分でない場合があります。導入したSFAに自社の販売活動で必要な機能が備わっていない場合、マーケティングオートメーション(MA)やCRMを別のシステムとして運用する必要が生じてしまいます。

このように、別のシステムを別の部門間で使用していると、どうしても情報のやり取りが上手くいかなくなってしまうことがあります。

データ分析に関する知識を落とし込めていない

SFAを使用する営業担当者にデータ分析の知識を落とし込めておらず、うまく活用することができない場合があります。SFAを導入する目的や部門間の連携がしっかりしていても、データを活用する営業メンバー自信がデータ分析をおこなえないことで、せっかく集まっているデータを有効活用することができない場合があります。

入力項目に目的・意図がない

入力項目に目的・意図がないことも、SFAを活用することができない原因の1つとして挙げられます。
SFAに営業活動の情報を入力するには、それ相応の手間と時間がかかります。その入力項目に目的・意図がないと、営業メンバーは入力を怠るようになり、SFAを活用できなくなっていきます。

現場のメンバーが使いこなせていない

メンバーに対してはあらかじめ、システムの導入メリットを理解してもらい、操作方法をしっかり周知しておかなければ、いくら高性能なSFAを導入しても機能が発揮されません。

また、なかには新しいシステムの導入に対して抵抗があるメンバーもいるでしょう。こうしたメンバーに対しても導入目的や活用方法を落とし込んて置く必要があります。

現場のメンバーの負担になっている

SFAを活用するためには、現場のメンバーが正確な情報をその都度入力する必要があります。しかし、入力作業が負担になってしまっていると、入力作業を後回しにしたり、怠ってしまうメンバーが出てくる可能性もあります。
また、システムが重かったり入力項目が多かったりすれば、入力作業だけでも多くの時間がかかってしまうでしょう。

SFAの運用を効果的におこなうには?6つのポイントを解説

SFAを活用する4つの方法

SFAを活用する方法
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SFAにはさまざまな種類があり、それぞれのSFAごとに備わっている機能や使い勝手が異なります。
ここでは、自社に適したSFAを選ぶためのポイントを紹介します。適切なSFAを導入することができれば売上拡大につながる可能性が高まるため、しっかり押えておきましょう。

自社が抱えている課題とSFAの導入目的を明確化する

SFAを導入する際には、自社が解決したい課題を明確にしておく必要があります。SFAは営業活動を効率化させるツールですが、見込み顧客との関係構築が上手くいっていないのか、部署内の営業ノウハウの蓄積・共有が上手くいっていないのかなど、課題によって必要となる機能は異なります。

そこで、SFA導入後の理想的な状態を定義して、その状態と自社の現状を比較してどこにギャップがあるかを明確にします。そうすることで、解決すべき課題に優先順位を付けることができます。また、何のためにSFAを導入するのか、どのようにSFAを活用していけばよいか、などの方針を適切に定めることができます。

UI/UXの良いツールを選ぶ

SFAを活用するためには、メンバーが使いやすいツールであることが重要です。
UIやUXが悪いツールだと、営業効率を上げることが目的であっても、入力したい項目がどこにあるのかわかりにくい、入力されたデータが見にくいなどの課題が生まれ、入力作業自体がメンバーの負担になってしまう可能性があります。

そのような場合、入力作業をおこなう優先順位が下がってしまい、SFAに情報が蓄積されにくくなり、SFAを活用できなくなってしまうでしょう。そういった事態を避けるためにも、機能が豊富なだけでなく、見た目や使い勝手の良いSFAを選ぶことが重要です。

SFAを導入する目的をメンバ―に落とし込む

SFAを導入する際には、現場のメンバーに導入目的を共有し、共通認識を持って利用することが重要になります。

導入する目的が正しくメンバーに落とし込まれていないと、ただ入力業務が増えただけという認識を持ってしまうことも考えられるでしょう。そうなった場合、どれほど高性能なSFAを導入しても、十分に能力を発揮することができません。

そのため、SFAを導入する前にあらかじめ、導入メリットや活用方法を現場のメンバーにしっかり落とし込んでおくと、スムーズに導入が進むでしょう。

SFAの導入目的とは|効果や導入事例、失敗しないための導入支援も紹介!

入力項目を少なく押さえる

SFAは営業活動を効率化させるためのツールですが、営業ノウハウの蓄積や共有に重きを置きすぎて、入力する情報量が多くなってしまうことがあります。そうなってしまうと、現場の入力作業の負担が大きくなってしまい、結果として、入力作業を怠ってしまうメンバーも出てくることが考えられます。

したがって、自社の課題解決のために必要な情報は何なのかを明確にして、本当に必要な項目に絞り込むとよいでしょう。現場への負担を最小限にしつつ適切に情報入力してもらう環境づくりをすることが重要です。

SFAをもっと活用できる連携システム

SFAは単体で使うだけでなく、他システムと連携することによって、営業活動をより効率的におこなうことができます。ここでは、SFAとの相性が良い連携できるシステムを紹介します。

ビジネスチャット「Slack」

slackのHP
HPより

Slackは、Slack Japan社が提供しているビジネスチャットツールです。
チャンネルというグループ内で気軽にコミュニケーションをとることができます。チャンネルはプロジェクトごとに作ることができ、社外の人も招待可能です。社内外問わず、情報やデータをチャットで共有することができます。

また、Slack内では音声通話やビデオ通話も可能です。ビデオ通話の際は、画面共有することも可能なので、オンラインでも意思疎通が取りやすくなっています。

すでに利用しているサービスであれば、追加費用なしでSlackと連携できるため、SFAなどに蓄積された情報を共有したり、その情報をもとにコミュニケーションを取ったりすることもできます。

名刺管理ツール「Sansan」

sansanのHP
HPより

Sansanは、Sansan社が提供している法人向けクラウド名刺管理サービスです。
個人情報である名刺を管理するツールであるため、不正ログイン防止のための2要素認証、デバイス利用制限、IPアドレス制限などセキュリティ対策が頑丈です。7,000社以上で導入されています。

顧客情報である名刺をスキャナーやスマートフォンで読み取ることで、個人で交換した名刺データも社内全体で共有することができます。また、公開されている人事異動情報や、他部署での交換された名刺などの情報をもとに、全社の顧客情報を常に最新の状態に更新することができます。組織全体で顧客情報を管理できることで、社内での営業バッティングを防ぐのと同時に、社内での人脈の可視化によって、組織的な営業活動を可能にします。

また、外部のSFAとの連携も容易にできるようなプラグインも用意されているため、Sansan内に蓄積された情報をもとにメールをしたり、データ分析をしたりことができます。

SFAの活用事例

これまで、SFAが活用されていない理由や活用する方法を紹介してきました。最後に、SFAを実際に活用した企業の事例を見てみましょう。

Salesforce|カカクコム・インシュアランス社

同社は、総合保険比較サイト「価格.com保険」の運営、その他各種保険の販売をおこなう企業です。
2008年からSalesforceを導入しており、顧客への保険資料発送業務の効率化のためだけに活用していました。年間約30%顧客が増えたことで、社内での顧客情報管理に不備が多数見られるようになりました。

具体的には、営業担当が出先で顧客から問い合わせを受けた際、顧客の状況を把握できておらず、情報を確認したうえで折り返し対応する必要がありました。また、顧客の状況が全社共有されていないため、別の担当では十分な対応ができていませんでした。

2011年からSalesforceを全社的に本格導入したことにより、現場での情報共有が円滑になり、顧客からの問い合わせに対し、担当問わず素早く対応できるようになりました。本格導入前は、顧客対応で精一杯の状況だったのが、情報共有が円滑になることで、営業活動に時間を割くことができ、より能動的な営業活動ができるようになりました。

参考:Salesforce|株式会社カカクコム・インシュアランス

eセールスマネージャー|SBSロジコム社

同社は、トラックによる貨物輸送、倉庫、物流センター業務などの物流全般の業務を担っている企業です。
同社では従来、営業担当が独自で作成したExcelの進捗表で、進捗管理をおこなっていました。しかし、Excelへの情報入力のしづらさから、入力漏れの発生や、リアルタイムでの情報入力ができないなどの課題がありました。そのため、管理者は商談内容や結果を正確に把握できていませんでした。

2012年4月からeセールスマネージャーを導入し、PCだけでなく携帯からもシステムに入力することができるようになり、営業担当が情報入力しやすい環境になりました。また、営業進捗の入力スピードが向上し、案件状況をリアルタイムで確認できるようになりました。

その結果、案件の見直しがしやすくなり、確度の高い、規模の大きい案件に絞って営業活動をすることによって、サービス導入後、受注数と成約率を向上させることにつながりました。

参考:eセールスマネージャー|SBSロジコム株式会社

SFAを活用して営業活動に改革を

SFAの導入・定着には、メンバーへ導入目的を説明したり、入力項目を少なくしたりといった工夫が必要です。このように、導入には負荷がかかりますが、定着させることができれば業務効率化や営業利益の向上が期待できます。SFAを導入する際はこの記事で挙げたポイントを押さえて、有効活用できるようにしましょう。

SFAの導入を検討している方は、こちらの記事もご覧になってみてください。

SFA(営業支援システム)比較24選|料金・特徴・機能【最新版】

また、「システムの選び方がわからない!」という方は、SFA・営業支援システム選び方ガイドを参考にしてみてください。8つの選定軸をもとに、自社に合うサービスの選び方をご紹介します。

こちらから無料でダウンロードいただけます。

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