領収書と請求書の違いとは?個人事業主は両方発行が必要か?詳しく解説!

領収書、請求書、領収書兼請求書の意味とは

ここでは、領収書や請求書、領収書兼請求書それぞれの意味について詳しく紹介します。

領収書とは

領収書とは、金銭の取引があったことを証明するための証拠書類であり、金銭を受け取った方が発行します。領収書によって、支払いの再請求を未然に防ぐことが可能です。また、経費計上や確定申告、税務調査などで、領収書は使用されるため、大切に保管する必要があります。

さらに、領収書を発行する側と受領する側の双方が合意すれば、領収書の発行は不要です。ただし、受領する側が、領収書の発行を求める場合は、領収書の発行義務が発生します。

明確なフォーマットはありませんが、正式な領収書と認められるには、「取引の日付」「取引先の名前」「取引元の名前」「取引の金額」「購入物の名称」が必要です。

請求書とは

請求書とは、商品やサービスを納品したときに、取引先に金銭を支払ってもらうために発行する書類を指します。納品者が請求書を発行するのが一般的であり、請求書を送付しなければ、代金を受け取ることはできません。

また、請求書と納品書によって金額が結びつけられるため、経理処理をおこなううえで、納品書も重要な書類といえます。納品書とは、商品やサービスの納品をおこなった際に発行し、顧客に提出する書類のことです。納品書は、受け取り側が商品やサービスを確実に受け取ったことの証明になります。基本的に現物があれば、同時に納品書をあわせて送付し、現物がなければ別途送付します。

請求書や納品書のほかに、見積書という書類があります。見積書とは、商品やサービスの内容や金額、納品予定日などを記載して取引先に送付する書類のことです。見積書を発行しておくことで、取引先との認識齟齬などのトラブルを未然に防止することができます。ただし、見積書は仕事の依頼が確定してから発行される書類ではありません。しかし、見積書によって、仕事の依頼を引き受けるかどうかの検討材料となることもあるため、丁寧に記載して送付するのが大切です。

領収書兼請求書とは

領収書兼請求書は、これまでに説明した領収書と請求書の両方の役割を担うものを指します。請求と同時に支払いをおこなった際に発行されるため、一般的には支払い済をあらわす記載があります。
領収書兼請求書は、企業間の取引で使用されることは少ないですが、医療機関に受診したときの、金銭の支払い請求時などに使用されることがあります。

領収書と請求書の違い

ここでは、領収書と請求書の違いについて詳しく紹介します。領収書と請求書の共通点として、商品やサービスの提供者(金銭の受け取り側)が、商品やサービスの受取者(金銭の支払い側)に発行する書類という点が挙げられます。

発行のタイミングが異なる

領収書と請求書では、発行するタイミングが異なります。領収書は金銭を支払った後、請求書は金銭を支払う前に発行します。なお、請求書は、法律上では発行義務はありません。一方、領収書は、発行を要求された場合には、発行義務が生じるという違いもあります。

収入印紙の貼付の有無

領収書と請求書には、収入印紙の貼付においても違いがあります。請求書には、基本的に収入印紙を貼付する必要はありません。収入印紙は、利益の生じる取引をおこなう書類に対して貼付が必要です。請求書では、実際に金銭の支払いが発生したかどうかは判断できないため、収入印紙の貼付は不要といえます。

一方、領収書は、金銭の支払い後に発行され、利益の発生が明確化された書類です。そのため、一般的に印紙税の課税対象となります。ただし、電子領収書や、領収書に記載されている受取金額の値が5万円未満の場合は、非課税となるため、収入印紙の貼付は必要ありません。したがって、5万円以上の紙媒体で発行された領収書には、収入印紙の貼付が必要です。

基本的には両方必要

経費計上や税務調査などの際に、現金での支払いを証明するためには、原則として領収書が必要です。なお、銀行振込やクレジットカードで支払いをおこなった場合は、利用明細と請求書があれば、領収書がなくても経理上問題ありません。しかし、請求書が発行されない場合は、現金の場合と同様で、領収書が必要となるため、注意する必要があります。

このように、領収書や請求書が必要ないケースもありますが、トラブルを防ぐためにも、できる限り両方の書類を保管しておくことが大切です。

領収書を発行しない場合

領収書が発行されない場合、領収書ではなくても、金銭のやり取りを証明できれば、領収書が不要となることもあります。たとえば、銀行振込やクレジットカードによる支払いの場合は、請求書とセットであれば、領収書は不要です。また、ECサイトを利用したときの確認メールや取引画面のスクリーンショットがあれば、領収書は必要なくなることもあります。さらに、領収書の代わりとして、レシートで代用できる場合もあります。

ただし、領収書が発行されない場合、詳細が明確でないと、正式な領収書と認められないこともあるため、注意が必要です。たとえば、クレジットカードで支払いをおこなったときに、クレジットカードの明細だけでは、何に支払いをしたのか正確に判断できない場合、領収書もしくはレシートが必要となる可能性があります。

請求書を発行しない場合

請求書は商品やサービスに対する金銭の支払いを要求する書類であるため、基本的に、経費計上や税務調査などのために保管しておく必要があります。ただし、請求書が発行されない場合、領収書で代用できることも少なくありません。

たとえば、バス・鉄道・タクシーなどの旅費や飲食代、ご祝儀・お香典などは、請求日と支払日が同じ日に該当する取引であれば、領収書があれば、一般的に請求書は不要です。

個人事業主(フリーランス)にも領収書や請求書の発行は必要か

結論から述べると、請求書や領収書の発行は、法律で定められてはいないため、必ずしも発行義務があるわけではありません。ただし、請求書には、取引先との認識のすれ違いなどのトラブルを防ぐ役割があるため、発行しておくのがおすすめです。

個人事業主(フリーランス)にとって、請求書や領収書は、確定申告や税務調査のときに、経費などの大切な証明書類となるため、発行を求められることは少なくありません。発行するときには、必要事項をきちんと記載し、素早く送付すると、信頼関係の構築にも役立つでしょう。

領収書・請求書・領収書兼請求書のテンプレートも利用可能

領収書や請求書、領収書兼請求書を作成するにあたって、手間をかけたくないと思う方も多いのではないでしょうか。インターネット上には、あらゆるテンプレートが用意されており、無料で利用できるものも数多くあります。

また、クラウド上で簡単に作成できるソフトや、パソコンだけではなく、スマホやタブレットで請求業務のできるソフトなどさまざまなソフトがあります。

このように、領収書や請求書の作成・管理をおこなうにあたって、自社のニーズにあうテンプレートやソフトを導入してみるのもおすすめです。

領収書や請求書の管理方法

領収書や請求書は、基本的に長期間保管する必要があり、確定申告や税務調査のときに素早く取り出せるように管理するのが大切です。ただし、利用される機会の少ない領収書や請求書の管理には手間をあまりかけたくないということもあるでしょう。

明確な管理方法はないため、ファイリングしたり、封筒にまとめたりなど、自社にあう方法で管理するのがおすすめです。

領収書や請求書の管理方法について詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてみてください。
関連記事:領収書の保管方法を紹介!保管期間はいつまで?保管の義務や法律についても解説

領収書と請求書の違いを正しく理解しよう

領収書とは、金銭の取引があったことを証明するための証拠書類であり、請求書とは、取引先に金銭を支払ってもらうために発行する書類のことです。領収書と請求書の共通点として、商品やサービスの提供者が発行する点が挙げられます。ただし、発行するタイミングや、収入印紙の貼付の有無などに違いがあります。

領収書や請求書は、確定申告や経費計上、税務調査などにおいて大切な書類となるため、それぞれの違いや役割を正しく理解して、適切に管理しましょう。

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