「領収書在中」や「請求書在中」の書き方とは?封筒の選び方や書き方の注意点を解説

領収書には保管方法や郵送方法など、扱ううえでさまざまな注意点があります。また、「領収書在中」という文字を記載した封筒の正しい作り方について、気になる方は少なくないでしょう。
当記事では、「領収書在中」を封筒に記載する理由や、封筒の選び方、「領収書在中」の書き方などについて詳しく紹介します。「領収書在中」の封筒の作り方を学びたい方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

領収書・請求書・明細書在中を封筒に記載する理由

ここでは、領収書・請求書・明細書在中を封筒に記載する理由について詳しく紹介します。

担当者に書類が到着しやすくなる

封筒に在中と記載しておくと、送付先の担当者に書類が到着しやすくなります。

たとえば、送付先の企業名だけで在中の記載が封筒にない場合、誰に届けていいかは封筒の中身をみてから判断しなければならず、書類が担当者に届くまでに時間を要します。一方、在中の記載があれば、領収書・請求書・明細書など中に含まれている書類の内容が外見から把握できるため、担当者に書類が素早く渡りやすいといえます。

このように、送付先の担当者に書類をスムーズに届けるためにも、封筒に在中と記載しておくのが大切です。

丁寧に扱われる

封筒に在中と記載すれば、大切な書類であることを送付先の企業に対して認識させることができます。また、在中と記載があれば、重要書類と判断し、送付先企業に対して封筒の開封を促すことが可能です。

さらに、重要書類という認識から、丁寧に封筒を開封してもらえることが多いでしょう。たとえば、封筒に書類の中身に関する情報について、何も記載がない場合、いい加減な開封方法で封筒を開き、中身の書類に傷を付けられてしまう可能性があります。中身に返送用の封筒や書類がある場合、ぞんざいに扱われてほしくない方は少なくないでしょう。

このように、封筒に在中と記載すれば、重要書類と認識させることができ、丁寧に書類を扱ってもらえます。

封筒の選び方

ここでは、封筒の選び方について詳しく紹介します。

封筒のサイズ

領収書在中と記載する封筒のサイズは、一般的にA4の書類を3つ折りにしたものが入る長形3号の封筒を使用します。なお、縦型と横型がありますが、どちらを使用しても問題はありません。また、A4の書類がそのまま入る角形2号の封筒を使用することもあります。

3つ折りの方法は、窓付きの封筒であれば、印字がわかるように外側に折りましょう。一方、その他の封筒であれば、印字は内側となるように折るのが一般的だといわれています。

また、封筒を送付した後に、受け取り担当者が封筒から書類を取り出すとき、領収書の文字がすぐにわかるように、「領収書」と記載されている部分を後に折るのが大切です。さらに、縁はズレないように折るようにしましょう。

封筒の色

領収書を入れる封筒の色は明確に決められてはいません。しかし、受け取り担当者が封筒を見るだけで、領収書だと把握できるようにするために、白色もしくは、薄い青色の封筒を使用するのが一般的です。

赤色の封筒は、支出・費用が収入・収益を超過している状態を表す「赤字」を連想させるため、基本的に使用することはありません。

「領収書在中」は手書き・スタンプ(ハンコ)・印字のどれが良いか

「領収書在中」と記載する場合、手書きでなければならないという決まりはなく、送付先の担当者に書類の中身を見てもらうことが最も重要です。なお、特に封筒を多用する会社であれば、スタンプ(ハンコ)を用意しておくと、時短やミスの防止にもつながり、手書きと比較して、業務効率の向上が期待できます。「領収書在中」と記載があるスタンプ(ハンコ)を、縦書きと横書きの2種類を用意し、必要に応じて使い分けると便利です。

また、自社の名称が記載されていない封筒を使用しているのであれば、あらかじめ「領収書在中」と印字されている封筒を使用するのもおすすめといえます。

このように、「領収書在中」は手書きで記載しなければならないという決まりはないため、スタンプや印字を使用すると、ミスの防止や業務の削減につながるというメリットがあります。

「領収書在中」は何色で書く?

「領収書在中」を記載するうえで、色に決まりはありませんが、赤色は封筒の色を選ぶときと同様で、赤字を連想させることもあるため、できる限り避けるのが無難といえます。また、赤色の場合、郵便局の担当者が簡易書留と間違えてしまう可能性もあります。
そのため、青色もしくは黒色で記載するのが無難です。

「領収書在中」を書くタイミング

「領収書在中」は、封筒に書類を入れる前に記載するのがおすすめです。たとえば、書類を入れてから、手書きで「領収書在中」という文字を封筒に書くと、文字や囲む線がズレたり、書類に筆圧の影響を与えたりする可能性があります。また、油性ペンやスタンプで「領収書在中」と記載すると、書類に色移りが生じる可能性もあります。

このように、書類への影響を未然に防止するため、「領収書在中」は、封筒に入れる前に記載するようにしましょう。

「領収書在中」を書く場所

ここでは、「領収書在中」と記載する場所について詳しく紹介します。一般的に「領収書在中」の文字を記載する場所は、封筒の左下です。ただし、郵便法で記載場所について、明確に決められているわけではありません。

横書きで書く場合

横書きで「領収書在中」を記載する場合、実際のところ人によってさまざまな位置に記載されているのが事実です。基本的には、封筒の左下や右下に記載します。しかし、「領収書在中」という文字が目立つ箇所に記載されてあれば、問題はありません。

縦書きで書く場合

縦書きで「領収書在中」を記載する場合、封筒の左下に書くのが一般的です。また、「領収書在中」は「外脇付け」として扱われるため、「脇付け」より左下となるように書きましょう。

なお、脇付けとは、封筒のあて先に添えて敬意や注意を表現するために使用される言葉です。脇付けの代表例として、机下や侍史、膝下などが挙げられます。

一方、外脇付けとは、封筒や書類の内容や扱い方に関する説明などを表現するために使用される言葉です。外脇付けの代表例として、親展や重要、拝答、至急などが挙げられます。また、「領収書在中」や「請求書在中」などの在中という文字が含まれる言葉も外脇付けとして扱われます。

添え字と併用する場合

縦書き封筒で添え字を併用する場合は、封筒の左下に記載し、横書き封筒で添え字を併用する場合は、封筒の右下に記載するのが一般的なマナーとされています。ただし、添え字についても明確に記載場所が定められているわけではありません。なお、外脇付けの添え字は、脇付けの添え字よりさらに左下に書くようにしましょう。

「領収書在中」以外に使われる添え字

「領収書在中」以外に使用される添え字の例として、下記が挙げられます。

  • 親展
  • 重要
  • 至急・急信
  • 折曲厳禁
  • 拝答・乞返答

ここからは、それぞれについて簡潔に紹介します。

「親展」は、封筒を送付先の本人に開封してほしいという意図を伝えることが可能です。「重要」は、言葉の通り、送付先に重要な書類であることを伝えることができます。「至急・急信」は、送付先に、すぐに対応してほしいという意図を伝えることが可能です。「折曲厳禁」は、言葉の通り、封筒を折り曲げてはいけないという注意を促すことができます。そして、「拝答・乞返答」は、返答がほしいという意図を伝えることが可能です。

領収書の入れ方

領収書を封筒に入れる際は、書類の文字の向きにあわせて入れます。ここで、逆向きに入れないように注意するのが大切です。ただし、縦書きで「領収書在中」と記載されている縦長の封筒の場合、領収書が横長であると、封筒と領収書の向きをあわせることができません。この場合は、封筒の左側を上として、領収書を入れるのがおすすめといえます。また封筒には、領収書だけではなく、送り状もあわせて入れるようにしましょう。

ビジネスマナーを正しく理解して信頼を得よう

「領収書在中」など在中という文字を封筒に記載すれば、送付先に書類をスムーズに届けられることに加え、丁寧に扱ってもらうことができます。また、封筒を多用する場合には、手書きではなく、スタンプやあらかじめ印字されている封筒を使用すると、ミスの防止や業務の削減につながります。

さらに、封筒のサイズや色、「領収書在中」の書き方や記載場所など、基本的なマナーがあります。領収書の郵送方法についても、注意点があります。領収書を扱ううえで、さまざまな気を付けるべきことがありますが、正しくビジネスマナーを理解して、ぜひ取引先との信頼関係の構築に役立てましょう。

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