領収書の保管方法を紹介!保管期間はいつまで?保管の義務や法律についても解説

法人や個人事業主、家庭によって、領収書の保管期間や義務は異なり、領収書の保管方法について気になる方は少なくないでしょう。また近年では、税制改正によって、紙媒体の領収書だけではなく、電子データも正式な領収書として認められるようになりました。
当記事では、領収書の保管理由から管理方法まで、わかりやすく解説します。領収書を効率的に保管したい方や、電子データでの領収書管理のメリット・デメリットについて気になる方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

領収書とは

領収書とは、代金の支払者に対して、受取人が金銭を受け取ったことを証明するために発行する書類のことです。また領収書は、支払い代金の再請求を防止したり、商品やサービスに対して、金銭の支払いを証明したりする役割があります。

領収書は、金銭の受け取りを証明する証拠書類となりますが、領収書の発行は法律で義務付けられていません。そのため、販売者と購入者の両者の合意があれば、領収書を発行は不要です。ただし、購入者が領収書の発行を要求した場合、販売者は領収書を発行する義務が発生します。

領収書には、「タイトル」「あて名」「金額」「但し書き」「発行者情報」「収入印紙」「発行した日付」が一般的に記載されています。なお、収入印紙は、5万円以上の支払いの場合に貼付する必要があります。

領収書とレシートはどちらを保管すべきか

税務上証拠となる書類には、最低限の記載項目として、「取引の日付」「取引相手の名前」「取引の金額」「購入物の名称」が必要です。

領収書の場合、あて名に「上様」、但し書きに「お品代」などと詳細の内容が省略されていることもあります。そのため、取引の証拠書類としては、誤りがあることも少なくありません。

一方、レシートの場合、税務上における取引の証拠として、必須な事項は、すべて記載されているのが一般的です。また、レシートでは、内容を簡単には改ざんできないため、領収書よりもレシートのほうが税務上の信頼性は高い場合もあります。
ただし、レシートにはあて名がないため、誰が金銭を支払い、受け取りをおこなったのかは定かではありません。そして、レシートには、一般的に感熱紙が使われており、光・水・熱などに弱く、印字が消えてしまう可能性もあるため、長期保存には向いていません。

そのため、あて名の記載があり、長期保存しやすい領収書が、保管においてよく活用される傾向にあります。

領収書を保管する理由

領収書は、商品やサービスに対して、金銭のやり取りがあったことを証明する書類です。事業をおこなう場合、「消耗品費」「旅費交通費」「接待交際費」「外注費」など、さまざまな費用が発生します。そして、事業を営むうえで、必要だと認められた費用であれば、必要経費とすることが可能です。

税務署は、確定申告した内容によって、税務調査をおこない、領収書やレシートなど経費の証明書類や、その使用方法を確認します。そのため、税務署に経費として認めてもらうには、領収書を保管しておく必要があります。また、確定申告をおこなう際にも、領収書は証拠書類となるため、適切に保管しておくことが重要です。正しく経費計上をおこなえば、支払う税金を抑えることができます。

領収書の保管期間と義務

ここでは、領収書の保管期間と義務について、詳しく紹介します。領収書の保管期間については、法人では法人税法、個人事業主では所得税法によって定められています。

法人

法人の場合、領収書などの帳簿や取引に関する書類は、事業年度の確定申告における期限の翌日から7年間の保管義務があります。ただし、青色申告書を提出した事業年度において、青色繰越欠損金が発生した事業年度、もしくは青色申告書を提出していない事業年度において、災害損失欠損金額が発生した事業年度に関しては、保管義務は10年間(平成30年4月1日前に事業を開始した年度の保管義務は9年間)となるため、注意が必要です。

個人事業主(白色申告の場合)

白色申告の個人事業主の場合、領収書の保管する義務のある期間は5年間です。なお、保管期間の起算点は、領収書が発行された日ではなく、確定申告の期限日であるため、注意する必要があります。また、収入金額や必要経費の記載のある法定帳簿は、7年間の保管義務があるため、領収書であっても7年間保存しておくのがおすすめです。

白色申告の個人事業主については、制度改正により平成26年1月から事業所得・不動産所得・山林所得に関する業務をおこなうすべての方が、記帳や帳簿の保存義務が発生します。このように、適用される範囲が拡大しているため、新規で対象となる方は、注意する必要があります。

個人事業主(青色申告の場合)

青色申告の個人事業主の場合、領収書の保管する義務のある期間は7年間です。なお、保管期間の起算点は、白色申告の個人事業主と同様です。ただし、前々年の所得が300万円以下であれば、領収書の保管義務が発生する期間は5年間となります。また、帳簿や決算関係書類については、前々年の所得に関係なく、7年間の保管義務があります。

家庭

家庭の場合、領収書の保管期間の義務はありません。ただし、2020年4月以降に生じた売掛金の時効期間は支払期限から数えて5年であるため、公共料金の領収書や、クレジットカードの明細書、通販の利用明細書などは、金銭トラブルに備えるために、5年間保管しておくことがおすすめです。

また、医療費は、1月1日から12月31日までの間で10万円を超える場合には、確定申告をおこなえば、医療費控除を受けることができます。また、医療費控除の申告期間は5年であるため、医療費に関する領収書やレシートは、5年間保存しておくのがおすすめです。

領収書の保管・管理の仕方(紙ベース)

領収書の保管や管理は、手間をかけず、わかりやすくまとめるのが大切です。ここでは、紙媒体の領収書の保管方法や管理方法について詳しく紹介します。

特に、レシートは感熱紙であるため、日光が当たらない環境で保管しましょう。
領収書の保管方法は、すべての方に適した方法はありませんので、自分にあった方法で管理するのが大切です。

月ごとにまとめる方法

月ごとにまとめる場合、月間の業務や金銭の動きが把握しやすく、分類する手間が少ないというメリットがあります。まとめる方法は、封筒やファイルを活用するなど、自分の管理しやすい方法であれば、問題ありません。また、日付順で保管すれば、後から特定の領収書を確認したいときに、素早く見つけることができます。さらに、1日の受け取る領収書が多い場合には、ホチキスなどを利用して束ねると、わかりやすく管理可能です。

月ごとでまとめる管理方法の場合、取引先が比較的少ない場合に適しています。たとえば、特定の会社の領収書をすべて求められたときには、手間がかかります。

取引先ごとにまとめる方法

取引先ごとにまとめる場合、各取引先の金銭の流れが把握しやすい、というメリットがあります。一方、領収書を分類するのに手間がかかることや、月ごとの金銭の流れは把握しにくいことがデメリットです。そのため、取引先の数が多い場合などに、この方法を活用するのがおすすめです。また、取引先ごとにまとめる方法は、月ごとでまとめるときと同様で、自分が管理しやすければ問題ありません。

電子での領収書の保管について

ここでは、電子版の領収書の保管方法について詳しく紹介します。

電子データで保管するメリット

領収書を電子化すれば、管理スペースが不要となります。また、領収書の日付や発行者などで、データ検索をおこなえるため、領収書を探す手間を削減することが可能です。さらに、領収書の破損や紛失を防止するだけでなく、パスワードを設定すれば、領収書の流出も防ぐことが可能です。

電子データは、紙媒体のように、劣化や汚損することがないため、長期間の保存にも向いています。このように、電子データで領収書を保管すれば、紙媒体で保存するデメリットを解消することが可能です。

電子データで保管するデメリット

電子データで領収書を保管するためには、初期費用など導入コストがかかります。たとえば、データを保存するためのハードディスクや、領収書の管理をおこなうためのクラウドソフトなどが必要です。また、ハードディスクやクラウドシステムの故障・トラブルが生じる可能性もあります。

このように、電子データで保管する際は、デメリットを正しく把握したうえで、費用対効果を明確にしたり、バックアップを取得しておいたり、適切な対策をおこなうのが大切です。

電子帳簿保存法に伴う注意点

領収書やレシートを電子化するには、事前に税務署へ届け出をおこない、承認を受ける必要があります。また、タイムスタンプの有無によって、正式な電子データかどうかの判断がおこなわれるため、領収書の原本を一定期間保管しておく必要がある点に、注意が必要です。

なお、クレジットカードや電子マネー、QR決済などの電子明細は、電子帳簿保存法の基準を満たしているため、タイムスタンプの有無に関わらず、領収書として利用できます。そのため、紙媒体の領収書は、一般的に必要ありません。

領収書の管理方法を正しく理解しよう

領収書は、金銭の受け取りを証明するための証拠書類となります。そのため、経費計上や確定申告などをおこなうために、適切に保管しておくことが重要です。

電子帳簿保存法の改正などに伴い、領収書は紙媒体だけではなく、電子データで保管することもできるようになりました。電子データで領収書を保管すれば、紙媒体での保管方法のデメリットを解消することができます。ただし、注意点もあるため、電子データでの保管方法について正しい知識を身に付けることが大切です。

このように、領収書はさまざまな形で管理できるようになったため、自社の環境にあわせて、適切な管理方法を選択しましょう。

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