PDF化した領収書は有効?原本の取り扱いやメリット、注意点について解説!

請求書や領収書の発行業務のコストを削減したい、効率化させたいと考えている方は少なくないでしょう。また、電子帳簿保存法の改正の影響より、領収書の管理を紙媒体からPDFなどにデータ化したり、電子領収書を発行したりすることに興味をもっている方も多いでしょう。
当記事では、領収書をPDF化するにあたってのメリットやデメリット、注意点などについて詳しく紹介します。PDF化した領収書データを導入したいと考えている方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

領収書とは

領収書とは、受取者が支払者から代金を受け取ったことを証明するために、発行する書類のことです。
また、領収書は、代金の過払いを未然に防止したり、金銭の支払いを証明したりする役割があります。領収書は、経費計上や確定申告、税務調査において使用する大切な証拠書類となるため、きちんと保管しておくことが大切です。保管期間や義務については、法人や個人事業主などによって異なります。
さらに、領収書には、決められたフォーマットがありません。そのため、一般的に「あて名」「発行者」「金額」「但し書き」「日付」の記載があれば、正式な領収書として認められます。

PDFで電子化された領収書は有効か?

結論から述べると、PDF化された領収書は法的に有効です。PDFデータの送付者と受取者の合意があれば、領収書として法的な有効性をもたせることができます。ただし、双方の合意を証明できないと、正式な領収書として認めてもらえず、トラブルが発生する可能性もあります。そのため、トラブルが生じないように、PDFデータの領収書を利用したい場合は、双方の合意が証明できるような文書やメール、チャットなどを残しておくのが大切です。

また、PDFデータで領収書を扱う場合、見読性をきちんと確保することが重要です。なお、見読性とは、端的に表現すると、記録が要求されたときに表示させたり、書面に出力させたりできることを指します。

たとえば、PDFデータの画質が粗く、詳細がわからない場合、見読性の観点から正式な領収書と認めてもらえないこともあるため、注意する必要があります。

PDF化した領収書の原本の管理について

電子帳簿保存法の要件を満たしていれば、PDFデータでも、正式な領収書として扱うことができます。そのため、電子帳簿保存法の要件を満たしている領収書発行システムを使用すれば、発行者は正式に電子データで管理できるため、紙媒体での原本の保管は必要ありません。

また、受取者も、発行者と同様で、電子帳簿保存法の要件に満たせば、PDFデータでも正式な領収書として認められます。ただし受取者は、発行者と比較すると、電子データで領収書を管理するのが難しく感じる可能性もあります。たとえば、発行者から紙媒体で送付された領収書の場合、スキャンしてPDF化したデータに、タイムスタンプを付与させるなどの対応が必要となります。そのため、電子データでの保管をせずに、送付されたPDFデータをプリントし、紙媒体で保管している企業も少なくありません。

このように、きちんと電子帳簿保存法の要件を満たせば、発行者と受取者ともに、PDFデータでも正式な領収書と認められるため、原本管理は不要です。ただし、PDFデータの情報漏洩や紛失など、管理方法には十分に気をつけましょう。

領収書をPDF化するメリット

ここでは、領収書をPDF化するメリットについて詳しく紹介します。

コスト削減につながる

PDFのような電子データであれば、メールやチャットで送付できるため、印紙税や郵送費を削減することができます。また、電子データであれば、紙媒体と比較すると管理スペースも削減させることが可能です。

このように、領収書をPDF化することにより、コストを削減できるというメリットがあります。

データの管理がしやすい

紙媒体で領収書を管理していると、特定の書類を探し出すのに、手間がかかることも少なくありません。たとえば、紙媒体で日付順に領収書を管理している場合、特定の会社の領収書をすべて探さなければならないときは、多くの労力が必要となります。

一方、領収書がPDF化されていれば、発行者や日付、金額などをもとに、データ検索できるため、簡単に見つけたい領収書を探し出すことが可能です。

また、紙媒体の場合、時間が経つにつれて、書類が劣化してしまうというデメリットがあります。PDFデータであれば、文字や書類自体が劣化する恐れはありません。

このように、PDF化された領収書は、紙媒体の書類のように劣化することはなく、場所を問わずどこからでも探し出すことができるため、管理がしやすいというメリットがあります。

業務効率化につながる

領収書をPDFデータにすれば、業務をデジタル化できるため、業務効率の向上が期待できます。たとえば、紙媒体の領収書に誤りがあった場合、申請した従業員に直接差し戻しをおこない、再度提出してもらわければなりません。そのため、経費処理に時間がかかってしまうことが少なくありません。

一方、PDFのようなデータでやり取りをおこなえば、領収書に誤りがあったとしても、簡単に申請した従業員に差し戻しをおこなうことが可能です。
また、データであれば、メールなどで領収書のやり取りができるため、取引先企業との連携もスピーディにおこなうことができます。

高いセキュリティを構築できる

PDFデータでは、文書を開くためのパスワードや、データ権限の設定をおこなうことができます。そのため、情報漏洩や改ざんなどのリスクを減らすことが可能です。

また、電子帳簿保存法の要件を満たしていれば、エクセルやワードの形式のデータを正式な領収書として使用することもできます。ただし、これらの形式のデータは、一般的に上書きできるため、PDFデータと比較すると、改ざんしやすい傾向にあります。

このように、PDF化した領収書を利用すれば、機密性の観点からも、高いセキュリティを構築することが可能です。

領収書をPDF化するデメリット

ここでは、領収書をPDF化するデメリットについて詳しく紹介します。

システムの導入費用の発生

領収書をPDF化するには、システムを構築するにあたって、初期導入費用が大きくかかることも少なくありません。

たとえば、PDF化するためのソフトウェアや、安全に領収書を管理するためのシステムなどを初期費用で用意しなければなりません。また、初期費用に加え、システムの運用・保守などランニング費用もかかるのが一般的です。

ただし、きちんとシステムを構築できれば、印紙税や郵送費などのコストを削減できます。そのため、導入する前に費用対効果を明確にするのが大切といえます。

電子化に伴う教育が必要

電子管理を導入するには、まず従業員に領収書データの作成方法やルールなどを教育する必要がああります。たとえば、パソコン操作が苦手な従業員が多い場合には、教育コストが上乗せしてしまう可能性もあります。

また、適切なデータ管理をおこなうために、電子操作に詳しい従業員を新しく雇用する必要が生じることもあるため、自社の環境をきちんと把握することが大切です。

領収書をPDFで扱う際の注意点

ここでは、領収書をPDFで扱ううえでの注意点について詳しく紹介します。

事前の申請が必要

電子帳簿保存法に従って、領収書を電子化するには、適用の3カ月前までに税務署に申請する必要があります。申請が完了しないうちは、領収書をPDF化して保存しているとしても、原本を破棄しないようにしましょう。

収入印紙の貼付の確認

領収書に収入印紙の貼付が必要かどうかを確認する必要があります。領収書の受け取り金額が5万円未満の場合は非課税になるため、印紙税は不要で、収入印紙の貼付は必要ありません。一方、受け取り金額が5万円以上の場合は、受け取り金額に応じた収入印紙の貼付が必要です。

領収書に収入印紙が必要である場合に、貼付をしなかった場合、過怠税という税金が課されるため、注意する必要があります。

電子印鑑や電子署名が必要になる

領収書をPDFで扱ううえで、電子印鑑や電子署名、タイムスタンプの必要の有無を確認する必要があります。これらの仕組みは、信頼性の担保や、改ざんされていないかの確認などを目的に求められることがあります。

ただし税法上の観点でみると、押印は必要ありません。また、電子帳簿保存法に対応した管理をおこなっていれば、タイムスタンプも不要となることもあります。

PDFにパスワードをつける

PDF化したデータの安全性を担保するために、パスワードや閲覧制限などの権限を付加し、セキュリティに配慮したシステムを構築する必要があります。

近年では、不正アクセスや改ざんなどのサイバー攻撃が多発しているため、セキュリティのリスクについては、導入前にきちんと確認しておくのが大切です。また、請求書や領収書を誤送信してしまい、情報漏洩が生じてしまうこともあるため、注意する必要があります。

取引先企業から同意を得る必要がある

請求書・領収書の発行業務について、あらかじめ取引先企業に、紙媒体からPDFに変更することを通知しておく必要があります。口頭ではなく、メールなど証拠の残るようなツールで伝えると、トラブルを未然に防止することが可能です。また、問い合わせ先の部署や担当者、連絡先を明確にしておくと、取引先企業とスムーズにやり取りができます。

ただし、取引先企業によっては、PDF化した請求書や領収書に対応していないため、受け入れてもらえない可能性もあります。その場合は、個別に対応しなければならない可能性もあるため、事前に注意点として考慮に入れておきましょう。

領収書をPDF化する方法

ここでは、領収書をPDF化する方法について詳しく紹介します。

スキャンする

紙媒体の領収書をPDF化するには、スキャナーを利用するのが手段の1つです。スキャナーで作成されるデジタルデータは、一般的に文字データではなく、写真や図などの画像データです。
ただし、OCRという文字認識技術の搭載されたスキャナーを使用すれば、領収書の画像データの中から、発行者や日付などの情報を文字データとして、読み取ることができます。
自社の規模や環境に応じて、適切なスキャナーを導入するのが大切です。

テンプレートやアプリを利用する

領収書には、明確なフォーマットがあるわけではないため、インターネット上にあるようなテンプレートを利用することができます。また、領収書作成アプリもあるため、自社にあう領収書のテンプレートをゼロから作成したい場合は、利用してみるのがおすすめです。なお、テンプレートや領収書作成アプリは、無料で使用できるものが数多くあります。

領収書をPDF化する際は、正しい知識と注意点を理解しよう

PDF化された領収書は法的に有効であり、電子帳簿保存法の要件を満たしていれば、領収書の受取者と発行者の双方ともに原本の管理は不要です。

また、領収書をPDF化すると、データ検索などによる業務の効率化や、印紙税や郵送費などコストの削減が期待できます。一方、きちんとしたシステムを構築しないと、コストが思っていた以上にかかってしまったり、セキュリティ上のトラブルが発生したりすることもあります。

さらに、領収書をPDFで管理するうえで、事前の申請や取引先企業の同意が必要など、あらかじめ確認しておくべきことは数多くあります。領収書のPDF化を導入しようと考えている方は、正確な知識を身に付けて、適切に管理できる仕組みを構築しましょう。

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