領収書とは?役割をわかりやすく解説!レシートとの違いや書き方、注意点を理解しよう

なにげなく扱われることが多い領収書。ビジネスや経理のために管理する立場になると、扱い方がわからず悩むのではないでしょうか?領収書についての正しい知識がなければ、余分な支払いで損をすることになるかもしれません。
この記事では、そもそも領収書が持つ役割とは何かという基本的な話から、領収書の書き方や注意点までまとめています。本記事を読むことで領収書に関する正しい知識を身につけ、無駄な損失を防ぎましょう。

領収書とは

領収書は、お金を受け取ったことを証明するための書類です。経費を精算するときや、確定申告をおこなうときに必要になります。領収書を書くときには専用の紙を用いることが多いですが、必要な項目が記載されていれば領収書として認められます。また、クレジットカードの利用明細や銀行の通帳といった書類があれば、領収書の代わりに金銭の授受を証明することができます。

なお、基本的にお金のやりとりが発生する際には領収書を求められます。店頭での売買だけでなく、インターネット上でサービス料を受け取ったり商品を販売したりした場合も、領収書の発行が必要になる場合があります。近年ではインターネットでビジネスをおこなう人が増えており、電子領収書を用いる場面も多くなってきました。

領収書はどんな時に必要か

領収書は次のような場面で必要です。

  • 会社の経費精算
  • 確定申告や年末調整
  • 各種控除の申請

使ったお金を経費として精算するには、領収書を用意しなければなりません。領収書がなければ経費に落とせず、自費で支払うことになります。会社の業務の一環として商品やサービスを購入した証明として、領収書が必要です。

経費に計上できるものは幅広く存在します。販売した商品の仕入や交通費、接待費、教育費、事務用品費など、あらゆる分野において経費計上できる可能性があります。さらに、医療等の控除を申請する際にも、領収書を使うことになります。このように経費として計算できる項目が多いため、領収書を発行する側はどのような商品やサービスを提供していたとしても、領収書を発行できるように準備しておくに越したことはありません。

領収書にまつわる法律

法律上、領収書の発行は義務付けられていません。そのため、領収書を発行しなくても問題ありません。ただし、民法第486条によって、支払者から領収書を要求された場合は発行しなければなりません。

また、受取金額が5万円以上の領収書には収入印紙を貼るよう法律で定められています。5万円以下の場合は貼り付ける必要はありませんが、必要なときに貼り忘れていると余計にお金を払うことになるので注意しましょう。受け取る金額によって、貼り付ける収入印紙の金額が変わります。

レシートとの違い

レシートは信頼性が高い証拠となる書類ですが、領収書に比べて扱いづらい書類といえます。

経費を精算する際の証拠としての力は領収書のほうが上・・・と思われるかもしれませんが、レシートのほうが信頼性の高い書類とされています。領収書とレシートのどちらもお金を受け取った証明になります。しかし、領収書は宛先や但し書きを「上様」「お品代」など曖昧に表記できてしまうため、取引の証拠にならない場合があります。その反面、レシートは取引の証拠として必要な項目が詳細に記載されています。さらに、レシートは機械で印字しているため、あとから項目を書き換えることが難しくなっています。これらの理由により、レシートは信頼されやすい書類であるといえるでしょう。

ただし、レシートは光や熱によって字が消えやすく、扱いに気を付けなければ字が消えるリスクがあります。また、レシートには宛名がないため、だれが金銭を受け取ったのかがわからないのがボトルネックです。これらのデメリットで書類として扱いにくくなっているため、レシートではなく領収書を扱うほうが一般的となっています。

「領収証」と「領収書」の違い

厳密にいうと異なる部分はありますが、領収証と領収書はほとんど同じものです。

民法では、お金を受け取ったと証明する書類を「受取証書」と定義しており、領収証と領収書の区別はされていません。そのため、民法においては同一であるといっていいでしょう。また、国税庁では、受け取りの証拠書類を領収書と総称しており、領収書のなかに領収証やレシートが含まれているとしています。この場合も、領収書と聞いて一般的にイメージするものが領収証にあたるため、ほぼ同一と考えることができます。

このように、法律上では領収証と領収書を区別する必要はないと言えます。発行する人や企業によって書類の名称が領収証だったり領収書だったりしますが、同じものとして扱っても差し支えないでしょう。

なお、領収証と領収書の違いは以下の記事で詳しく解説しています。
関連記事:領収書と領収証の違い│正しいのはどっち?使い分けについても解説

領収書の書き方

消費税法第30条9項1号にて記載されている領収書の項目をわかりやすくいえば、次の5つになります。

  1. 発行者の名前
  2. 発行日
  3. 取引した商品、内容
  4. 支払われた金額
  5. 支払者の名前

(参考:消費税法 | e-Gov法令検索

取引した内容を「お品代」としたり、支払者の名前を「上様」としたりするなど、詳細を明らかにせず記載することはできます。しかし、詳細がわからない書類では確かな証拠品として扱われない可能性が高くなるので、できるだけ詳しく記述したほうが良いでしょう。なお、金額が5万円以上の場合は収入印紙が必要です。

また、領収書はあとから書き直されないように記載してください。たとえば金額の欄には、数字3桁ごとにカンマを付けたり、\マークとハイフンを金額の前後に付けたりすると、数字を付け足すのが難しくなります。ほかにも、名前は正式名称で記入することはもちろん、発行者情報として印鑑を押すことも改ざん対策として効果的です。

領収書を発行する際の注意点

領収書を作る側が注意すべき点を3点挙げます。

1つ目は、宛名(支払者の名前)を空欄のままにしてほしいと要求されることがある点です。宛名が空欄でもレシートと同様に効力があるので、領収書として使用できます。しかし、空欄に別の名前が記入されるなどのトラブルが起こりかねません。どうしても空欄にしたい場合は、指示があったことを証明する念書や契約書を作るようにしましょう。

2つ目は、領収書の控えを作るべきである点です。控えがなければ、領収書を渡してしまうと取引があったことを証明できなくなります。同じ領収書を2枚書いて割印をするなどの方法で、控えを手元に残しましょう。複写式の領収書を使うと、同内容の領収書が一度に作成することができるため便利です。

3つ目は、領収書に不備があった場合は回収しなければならない点です。どれだけ些細な間違いだとしても、領収書を修正する行為自体がトラブルにつながってしまいます。不備があったことを謝罪したうえで領収書を回収し、再発行するようにしましょう。

領収書を受領する際の注意点

領収書を受け取る側が注意すべき点を4点あげます。

1つ目は、領収書には有効期限がある点です。領収書が同年度内のものでなければ経費に加えることができません。年度を越えて提出しないように注意してください。

2つ目は、経費として計上した領収書は保管しなければならない点です。もし税務調査が来たときに過去の領収書を提出できなければ、該当する年の経費として認められなくなってしまいます。最長10年保存する義務があるので、紛失しないよう場所を決めて保管しましょう。

3つ目は、基本的に領収書は再発行できない点です。何度も再発行できると重複して計上される恐れがあるため、ほとんどの発行者は拒否します。もし紛失してしまった場合は、クレジットカードの利用明細や銀行の引き落とし明細など、領収書と代替できる書類を探してみてください。

4つ目は、そもそも発行された領収書が有効とは限らない点です。発行者と支払者の名前、発行日、商品の詳細、取引した金額が書かれているか確認しましょう。相手が領収書自体を用意していない場合もあるので、こちらから領収書の紙やテンプレートを渡す準備をしてもいいかもしれません。

領収書の役割について正しく理解しよう

ここまで領収書の役割について説明してきました。確定申告や年末調整、控除の申請をする際に扱う書類として、領収書は重要です。領収書が用意できなければ、必要以上に税金を払う事態を招くでしょう。また、領収書について正しく理解することができれば、利益を守ることができるだけでなく、信頼を得ることにもつながります。領収書の正しい知識を持っている相手であれば、安心して取引ができるからです。円滑にビジネスを進めることができるように、正しい知識を身につけましょう。

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