領収書の保管期間は何年?押さえておくべき基本ルールを紹介

法人や個人事業主の領収書の保管期間は、基本的には7年または5年です。ただし、赤字決算の場合や、仕入税額控除を受けている場合はこの限りではありません。さらに、電子取引をする際は、領収書の取り扱いに注意が必要です。この記事では、領収書の保管に関するルールや、領収書保管のポイントについて解説します。


この記事は、フィナンシャルプランナーの金子氏に執筆いただきました。専門家の視点から、領収書の保管期間にする基本ルールや保管時のポイントについて解説します。

金子 賢司(かねこ けんじ)
東証一部上場企業で10年間サラリーマンを務める中、業務中の交通事故をきっかけに企業の福利厚生に興味を持ち、社会保障の勉強を始める。以降ファイナンシャルプランナーとして活動し、個人・法人のお金に関する相談、北海道のテレビ番組のコメンテーター、年間毎年約100件のセミナー講師なども務める。趣味はジャザサイズ。健康とお金、豊かなライフスタイルを実践・発信。
<保有資格>CFP、住宅ローンアドバイザー、生命保険協会認定FP

領収書の保管期間は7年または5年

領収書の保管期間は、法人や青色申告事業者である個人事業主は7年、白色申告事業者は5年です。領収証は取引があったことを証明する証憑書類の一つで、勝手に処分することは認められていません。

領収書は取引があったことを証明する証憑書類の一種で、法律で保管期間が決まっています。証憑書類の保管期間は、法人の場合は法人税法で、個人事業主の場合は所得税法で定められています。

領収書の保管期間に関するルール

領収証の保管期間において、以下のようなケースは注意しなければなりません。

  • 決算が赤字の場合
  • 電子取引をする場合
  • 仕入税額控除を受けている場合

それぞれについて、詳しくみていきましょう。

決算が赤字の場合

赤字決算で、繰越欠損金がある法人の場合、領収証は9年から10年間保管することが義務付けられています。

青色申告で確定申告を受けている法人は、所得が赤字だった場合、赤字を将来に繰り越して利益と相殺することができます。この繰り越した赤字のことを繰越欠損金といい、平成29年4月1日以降に開始する事業年度からは10年、それより前は9年繰り越しが認められています。
そのため、領収書も9年から10年保管しなければなりません。

電子取引をする場合

インターネットで物品を購入した場合など、領収書がPDFなどの電子データで発行される場合には注意が必要です。領収証などの証憑書類を電子データで保存することが認められるのは、電子帳簿保存法で定められた保管方法の要件を満たす場合に限られます。

電子データで取得した領収書を印刷して保管する場合は問題ないものの、電子データのまま証憑書類として保存する場合は、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムの導入が必要になります。なお、電子データの領収書も保管期間は同じです。

仕入税額控除を受けている場合

仕入税額控除を受けている場合、白色申告、青色申告を問わず領収書は7年間の保存が義務付けられています。

さまざまな製品は、原料から消費者に届くまでに加工業者や工場など複数の業者の仕入と販売が介在しています。仕入税額控除は流通段階で支払いのたびに発生する消費税の重複を解消するための制度です。
仕入税額控除とは、課税売上から課税仕入れを控除することです。具体的には、課税売上の消費税が500円、課税仕入れが100円なら、差額400円を納税します。

消費税が課税される事業者で、消費税の仕入税額控除を受けている場合、白色申告でも領収書の保管期間は5年ではなく7年なので注意が必要です。

領収書を保管する際のポイント

領収書は、事業における取引の内容を証明する大切な証憑書類の一つです。確定申告の時期でない限りほとんど使うことはないものの、税務署などから指摘があった場合には、速やかに取り出し、用途を説明できるようにしておかなければなりません。

領収書の保管する際のポイントは以下の3点です。

  • 使用目的を具体的に記載しておく
  • 運用しやすいまとめ方をする
  • 電子化をする

使用目的を具体的に記載しておく

領収書があっても、用途が「商品代」だけでは何に使用したのかがわかりません。しかし、税務調査の際に使用目的が確認できなければ、証憑書類としては機能しないため、注意しましょう。

領収書の但し書きは「書籍代」や「PC購入代金」など、具体的に記載されている状態が望ましいです。使用目的を具体的にしておくことで、後になっても何を購入したのかわかりやすく、経理業務も効率化します。

運用しやすいまとめ方をする

領収書の保管で最も大切なことは、運用のしやすさです。つまり、必要なとき、必要な領収書がすぐに見つけられるようにまとめておかなければなりません。

たとえば、ノートやA4用紙などに領収書を貼り付け、日付順に並べておくのも一つの方法です。こうしておくことで、経費を使った日付を頼りに、該当する領収書を見つけることができるようになります。
また、月別や費目別にファイルで分類する方法も有効です。月単位でどれくらい経費が発生しているのか、費目別にどれくらい使っているのかが簡単に把握できます。
そのほか、月ごと、費目別に専用封筒を用意して、封筒ごとにまとめておくという方法もあります。

このように、領収書は自社に合った方法でしっかり保管しておきましょう。

電子化をする

もっともスペースを取らず、管理が容易になるのは領収書を電子化する方法です。領収書の電子化とは、領収書をデジタルカメラやスキャナなどでデータ化し、データベースに保管しておく方法です。

また、領収書を電子化しておくことで、必要なときに領収書のデータを簡単に確認することができます。
ただし、電子化した領収書を証憑書類として認めてもらうには、事前に税務署に届出が必要です。さらに、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムや会計システムを導入しなければなりません。

証憑書類である領収書は保管期間を守って大切に扱おう

証憑書類である領収書は、基本的に7年または5年保管しなければなりません。なお、決算が赤字の場合は9年から10年、仕入税額控除を受けている場合は7
年保管する必要があります。
また、電子データの領収書を証憑書類として保存する場合は、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを導入しなければなりません。なお、電子データであっても領収書としての保管期間は変わらないため、注意しましょう。

領収書は税務署などの問い合わせがあった際に、すぐ取り出せるようにしておくのが望ましいです。使用目的を具体的に記載しておく、運用しやすいまとめ方をする、電子化するなどして、大切に保管しておいてください。

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