経費精算システムを導入する6つのメリット|注意点とおすすめのサービスも紹介

まずはおさらい!経費精算システムとは

経費精算システムとは、経費精算業務をIT化し、効率的におこなうことができるシステムのことです。
事業を推進していくうえでは、旅費交通費、接待交際費など、さまざまな経費が必要になります。それぞれを項目で整理し、精算していく作業は時間がかかるうえに複雑な管理が必要になることもあるでしょう。
経費精算システムを使えば、申請書類の記述をフォーマット化することができたり、チェックや経費精算業務をWeb上で完結することができたりします。そのため、これまで煩雑だったフローを大幅に削減することが可能になり、業務効率化に役立ちます。

【関連記事】経費精算とは?その流れや方法など押さえておくべき基礎知識

経費精算システムを導入するメリット

経費精算システムを導入するメリット
©THICHA SATAPITANON – shutterstock

経費精算システムを導入することで、具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか。経費精算システムを導入する際の、検討材料にしていただければと思います

経費精算にかかる経理担当の手間を削減できる

経理担当は経費精算を処理する際、上述のようなさまざまな項目をチェックをしなければなりません。
しかし、経費精算システムを活用することで、定型フォーマットで経費精算の申請をしたり、これまで手作業などアナログでおこなっていた入力作業を自動化したりすることができるため、経理担当の工数を大幅に削減できます。
ほかにも自動入力可能な項目や、交通費精算をICカードと連携できる機能などもあり、業務効率化を図ることができます。

申請者・承認者の手間も削減できる

経費精算システムを活用すると、スマートフォンで領収書の読み取りをして経費申請をおこなうことができたり、Web上で申請・承認が可能になるため空いた時間で簡単に承認作業ができたりします。
そのため、経費精算システムは経理担当の手間を削減するのと同時に、経費精算の申請をおこなう社員や承認をおこなう社員の手間も削減することができます。

経費申請の不備・不正を防止できる

経理担当は、経費の申請内容に不備や不正がないかどうか確認して、正しく処理する必要があります。しかし、社員の人数が増えれば増えるほど、そのチェックに要する時間も増えていくでしょう。

経費精算システムのなかには、地図ソフトや経路検索ソフトと連携できるものがあり、申請された交通費が正しいのかどうかのチェックを容易におこなうことができます。こうした機能を活用することで、社内の経費精算に関する不正を防止することにつながるのです。

経費精算の人的ミスを減らせる

企業規模が大きければ大きいほど、膨大な量の経費精算をしなくてはいけません。それを、紙の申請書と領収書を照らし合わせながら完璧に確認していくのは大変な業務でしょう。
経費精算システムのなかには、Web上で確認作業をおこなうことができるものもあるため、確認作業をスムーズにおこなうことができます。

経費業務に関する情報を一元管理できる

複数の拠点を持つ企業では、経費のデータを一元的に管理することは簡単ではありません。
経費管理システムを導入すれば、Web上でデータを一元管理できるようになります。また経費申請の納期が守れているかなどもリアルタイムで確認することができるため、全社で一元的な経費精算をおこなうことができます。

経費精算システムを導入するメリットがわかったところで、実際にシステムの判断軸はトルテオマガジン限定のebookにまとめていますので、気になる方はぜひダウンロードしてお読みください。

経費精算システムを導入する際の注意点

経費精算システムを導入する際の注意点
©Roman Samborskyi – shutterstock

これまで紹介してきたメリットだけではなく、経費精算システムの導入にはいくつか注意点もあります。費用面についてから連携サービスについてまで、導入時に注意するべき点をまとめたので参考にしてみてください。

費用

まずは費用面についてです。クラウド型の経費精算システムの場合、初期費用や月額費用もしくは1アカウント分の金額といったさまざまな形で費用がかかってきます。導入を検討する場合は、自社の利用人数や利用範囲などを考え、自社の予算に合った経費精算システムを選べるようにしましょう。

機能・カスタマイズ性

一般的な経費精算システムには、経費申請や承認機能、交通機関の利用ルート照会機能などが備わっています。さらにシステムによっては、勘定科目の自動振り分けや電子帳保存法対応機能などの機能が搭載されているものもあります。そのため、それぞれのシステムの特徴を押さえたうえで自社に合ったシステムを選ぶことが重要です。
また、カスタマイズ性が高いという点にも注目して選定することで、より自社に最適な運用ができるでしょう。

スマートフォン対応

特に外回りが多い営業担当が多い企業では、経費精算システムがスマートフォンなどマルチデバイスに対応しているかどうかという点を確認しておくべきでしょう。
スマートフォン対応をしていると、経費を使ったあとすぐに申請をおこなうことができたり、移動中などの空いた時間を活用して手続きしたりすることができるため、コア業務に負担をかけることなく効率的に経費申請をおこなうことができます。

サポート体制

せっかく経費精算システムを導入しても、使いこなせていなければ意味がありません。特に導入直後は、操作に慣れていなかったり、多くの機能を使いこなせていなかったりして、スムーズに経費精算業務をおこなえない場合もあります。その際、サポート体制が充実しているサービスであれば、経費精算システムを最大限活用することができるでしょう。
サポート体制はメールや電話受付、チャットなどシステムによってさまざまなため、自社の状況に合わせて選定しましょう。

システム形態

一般的に経費精算システムのシステム形態には、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。
両者にメリット・デメリットが存在するため、どちらの形態が適しているのか自社の課題や予算などから判断できるようにしておきましょう。

会計ソフトとの連携

経費精算システムには、会計ソフトと連携ができるものがあります。
経費精算システムに会計ソフトとの連携機能があると、経費精算のデータを簡単に会計ソフトに取り込むことができます。そうすることで、経理部門の人的な入力ミスや手間を減らすことができます。

おすすめの経費精算システム3選

最後に、多くの企業から評価されているおすすめの経費精算システムを3つ紹介します。
それぞれに特徴があるので、自社にとって有益なシステムかどうか、しっかり比較検討することが大切です。

楽楽精算

楽楽精算とは
HPより

楽楽精算は、ラクス社が提供する経費精算システムです。
アイ・ティ・アール社が発表した「ITR Market View:予算・経費・就業管理市場2019」において売上500億円未満の中堅中小企業における売上金額シェア3年連続No.1を獲得しており、企業の業種・規模を問わず利用されています。

経費精算の基本的な機能に加え、交通系ICカードから交通費精算ができる機能、領収書読み取り機能、会計ソフトとの連携、クレジットカードとの連携など便利な機能が多く揃っています。
料金は初期費用100,000円、月額費用30,000円からで、月額費用は利用ユーザー数によって変動します。

マネーフォワード クラウド経費

マネーフォワードクラウド経費とは
HPより

マネーフォワード クラウド経費は、マネーフォワード社が提供する経費選算システムです。
交通系ICカードの読み取りや領収書の読み取り、オペレーターによる手書き領収書の代行入力などが備わっており、手入力の手間を省いて効率よく経費精算業務をおこなうことができます。
料金は従業員数によって異なります。導入前に1カ月間の無料トライアルもできます。

【関連記事】経費精算システム「マネーフォワード クラウド経費」を紹介|使い方、料金、評判など

ハイ!経費

ハイ!経費とは
HPより

ハイ!経費は、オフィス24社が提供するクラウド型経費精算システムです。
従来、紙やExcelで管理していた交通費精算や出張申請、精算・交際費申請、精算・経費申請、精算などの経理上の業務を効率化することができます。
料金は初期費用1,000円、1アカウント月額300円で比較的低コストで利用できます。

メリットや注意点を確認して経費精算システムを効果的に活用しよう

経費精算システムの導入メリットや導入する際のポイントを紹介しましたが、いかがだったでしょうか。

経費精算業務は、煩雑で人的ミスも多くなってしまいがちです。経費精算システムを導入することで、業務の自動化と効率化をはかり、ミスも減らすことができます。数多くある経費精算システムのなかから自社に合ったシステムを選び、業務効率化を図りましょう。30を超える注目のシステムをまとめていますので、以下の記事を参考にしてみてください。

【関連記事】【2021年最新版】経費精算システム比較37選|大企業、中小企業向けに分けて紹介

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