経費精算をエクセルで効率化!無料の経費精算表テンプレートあり

毎月大量に発生する経費精算業務を効率化したいと考える経理担当者は多いでしょう。経費精算の業務を効率化する手段の一つとして、エクセルでの管理が挙げられます。この記事では、無料の経費精算表のテンプレートをダウンロードできるほか、経費精算をエクセルでおこなうメリットやポイントについて紹介します。

エクセルの経費精算表テンプレート(無料)

エクセル形式の経費精算表を無料でダウンロードいただけます(個人情報の入力は不要です)。

経費精算をエクセルで管理するメリット

経費精算のExcel管理
©selinofoto – shutterstock

経費精算は、業務で使用した備品や、外回りや出張などで必要となった交通費などを立て替えた従業員が行うもので、正確な経路や金額などを所定の用紙に記入して申請するケースが一般的です。

紙での経費精算は、記入に手間がかかります。また、紙での申請は、紛失のリスクや印刷代がかさむなどのデメリットもあります。経費申請をエクセルにすれば、その手間やデメリットを解消し、経費精算業務を効率化することが可能です。

経費精算をエクセルで管理する主なメリットは以下の通りです。

  1. エクセルは日常業務で使用頻度が高く、従業員が使い慣れている
  2. 市販のマニュアルやテンプレートが豊富
  3. ペーパーレス化促進や業務効率化に有効
  4. 新たな経費精算システムを導入するよりコストが抑えられる

エクセルは業務で日常的に使われているソフトなので、申請データ入力もスムーズに行われるでしょう。PCにプリインストールされているケースも多く、導入コストがかかりません。

エクセルの利用は、経費精算業務の効率化を取り組み始めるのに最適な手段といえるでしょう。

エクセルだけでなく経費精算システムもおすすめ

経費精算は専用システムがおすすめ
©metamorworks – shutterstock

エクセルを用いて経費精算を効率化することは可能ですが、申請者の記入の手間やミスを減らすことはできません。エクセルで効率化できる経費精算業務の範囲は限られています。

そのため、毎月大量の経費精算が発生する場合は、エクセルで管理するよりも、経費精算に特化した経費精算システムの活用をおすすめします。経費精算システムはエクセルよりもコストがかかりますが、経費精算にかかる業務を効率化し、手間を削減することができます。

たとえば、経費精算システムのなかには、ミスや不正の可能性がある入力データに対して、適正な数値や項目が入力されるまで申請手続きが完了しない機能を持ったものもあります。

また、ICカードと連携できる経費精算システムもあります。ICカードをかざすだけで履歴が確認でき、従業員が経費精算を申請する時間も手間も省けます。また、履歴を自動で反映できるため、申請者や経理担当者による入力ミスも防ぐことができます。

また、申請された経費の承認作業も画面上からワンクリックで可能なシステムもあります。社外からも作業ができるのも、大きなメリットです。

経費精算システムを選ぶ際の注意点

経費精算システムはエクセルで管理するより効率的で、経理担当者の負担も大幅に軽減できますが、以下のように注意するべきポイントもあります。

  • 月額制サービスが基本のため、ずっとコストがかかる
  • 多様なシステムの中から自社にあったものを選ぶ必要がある

クラウドの経費精算システムであれば、月額制サービスが一般的なため、使っている期間はコストがかかります。ただし、運賃改定や新線開通など日々変化する情報もその都度アップデートされているため、買い切りよりも便利な点もあります。

ただし、従業員数が少ない、業務上の外出がほとんどない、今まで経費精算の不正やミスがほとんど起きていない企業の場合、エクセル管理で十分に対応することも可能です。そのため、自社の状況や課題に応じて、経費精算システムを導入するか、エクセルで管理するかを検討することが重要です。

【関連記事】【2021年最新版】経費精算システム比較37選|大企業、中小企業向けに分けて紹介

エクセルや経費精算システムを使って効率化しよう!

近年では、さまざまな経費精算システムが存在しています。そんな中、現在も経費精算をエクセルで管理している企業は、コストが抑えられる、テンプレートが豊富、使い慣れているといった理由からでしょう。

しかし、実際のところ経費精算データを会計ソフトに入力し直す際のミスや、適正な経費かどうかの確認業務など、経理担当者の負担は紙の時とそれほど変わらない可能性もあります。

経費精算システムを導入すれば、面倒な確認業務の自動化や会計ソフトとの連携も可能となり、大幅な業務効率化につながります。基本的に月額制サービスのためコストがかかるのが難点ですが、それ以上の利便性が期待できるでしょう。

経費精算システムには無料でトライアルができるものもあります。経費精算システムの導入を検討したいという方は、まずはトライアルから始めてみるとよいでしょう。

そのうえで、エクセルでの管理か、経費精算システムの導入かを検討してみてください。

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