経費精算ワークフローの意味やシステム化するメリットを解説

経費精算ワークフローの意味

経費精算ワークフローの意味
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ワークフローは英語では「workflow」と表記され、「work」は仕事や作業、「flow」は流れや手順といった意味を持ちます。

つまりワークフローは、仕事や業務の一連の流れをパターン化して組織化したものであり、ワークフローを策定することで生産性の向上や業務の効率化が期待できます。

経費精算では、経費を利用した社員が経費に関する申請をおこない、上司や経理担当者によって申請が承認されるという流れがあるので、非常にワークフローを適用しやすい構図となっています。

本来であれば申請作業から承認作業までのすべての工程を含めて「経費精算」という手続きですが、一般的な経費精算という表現ではどこからどこまでの手続きを指すのかが曖昧でした。

そこで、申請作業から承認作業までのすべての工程を含めて表したいときに、経費精算ワークフローという表現が用いられるようになってきました。

【関連記事】経費精算とは?その流れや方法など押さえておくべき基礎知識

経費精算ワークフローをシステム化する5つのメリット

経費精算ワークフローをシステム化する5つのメリット
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経費精算ワークフローは、手続きの流れやパターンさえ決めてしまえばアナログなかたちで適用することも可能ですが、システム化してしまったほうがはるかに多くのメリットを享受できます。

経費精算ワークフローをシステム化することによるメリットを5つ紹介します。

1.手続きがスムーズになり社員の生産性が向上する

システム上で手続きをおこなえることによって、経費精算に関する申請書を上司に持っていき、上司の承認印が押された申請書を経理担当者に持っていくという手間が必要なくなります。

また、経費の種類や内容によっては申請先が異なる場合もありますが、システム上で手続きをおこなえれば、申請先を切り替えるだけで同じような手続きで経費申請をおこなうことが可能です。

社外からでもログイン可能なシステムであれば、外出先や出向先・自宅からでも経費申請の手続きがおこなえるので、ちょっとした時間を有効活用することができます。

こういったさまざまな恩恵を享受できることによって、社員の生産性向上が期待できます。

2.資源や管理などに関わるコストを削減できる

経費申請の際に書類を利用しなくなることで、紙代や印刷代などのコスト削減につながります。

また、経費の申請書は経費精算の手続きが終わった後にすぐ破棄してよいものではなく、一定期間は保管しておかなければならないため、管理・保管にも一定のコストがかかります。

システム化することでシステム内部で管理や保管をおこなえるようになり、管理や保管に関わるコストも削減できるようになるでしょう。システムの有効活用で社員の生産性が向上すれば、残業代の支払いなどのコストも削減できる可能性があります。

3.セキュリティがしっかりしている

経費精算の手続きを紙ベースでおこなう場合、手続きの途中で精算書を紛失してしまうかもしれません。また、経費精算に関するやり取りをメールでおこなう場合、宛先を間違えてしまい情報漏洩につながる可能性もあります。

ワークフローシステムを利用してシステム化することで、精算書を紛失してしまうようなことはもちろんなくなりますし、申請先もあらかじめ設定されているので間違える心配もありません。

利用者やIPアドレスの制限などもおこなうことができるので、セキュリティ対策に関しては万全といえるでしょう。

4.進捗の管理が容易である

経費精算書を提出しても一向に経費精算がおこなわれないとしても、手続きの流れが上司の承認のところでストップしているのか、経理担当のところでストップしているのかはなかなかわかりません。

ワークフローシステムを利用することで、現在手続きがどのフェーズにあるのかが一目でわかるようになるので、場合によっては手続きを進めるように催促することもできます。

システムによっては、経費申請をおこなっていない社員に対してプッシュ通知でアラートをおこなうこともできます。

こういった機能も有効活用することで、経費精算手続きが滞ってしまうのを避けることが可能です。

5.内部統制の強化に役立つ

会社によっては、備品を購入したり出張におこなったりするために経費を利用したい場合、事前に申請をおこなうことをルール化している場合もあります。

このようなルールは半ば形骸化していることもありますが、ルールを守らないことによって、「見切り発車で備品を購入したものの経費の利用が認められない」というような事態に陥ってしまう可能性もあります。

ワークフローシステムを利用して、事前に申請をしたものでないと経費手続きをおこなえないようにすることで、そういった事態が発生してしまうことを避けることができて内部統制の強化につながります。

経費精算ワークフローシステムを選ぶ際の6つのポイント

経費精算ワークフローシステムを選ぶ際の6つのポイント
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経費精算に利用できるワークフローシステムにはいろいろなものがあるので、実際に会社で導入する場合に、どのシステムを選ぶべきかで悩んでしまう可能性もあります。

経費精算ワークフローシステムを選ぶ際のポイントとしては、以下のようなことが挙げられます。

1.利用できる機能

ワークフローシステムによって利用できる機能は微妙に異なりますし、それぞれの会社で社内の課題を解決するために必要な機能も異なります。そのため、どのような課題を解決したいのかということを念頭に置いたうえで、導入するワークフローシステムを選ばなければなりません。

経費精算におけるミスの多さに悩んでいる場合は、入力内容を自動的に制御してくれる機能や、申請内容を修正できる機能を搭載しているシステムを選ぶ必要があります。

社員の経費精算手続きが申請期日に立て込むことを課題として感じているのであれば、アラート機能が搭載されているシステムを選ぶようにしましょう。

2.コスト

システム利用にかかるコストとしては、初期費用や月額料金・オプション利用料などがあり、利用する人数が増えることで追加で料金が発生する場合もあります。

機能を充実させると、それに応じてコストがかさむのは仕方のないことではあります。そのため、どの程度までのコストを許容するかということをあらかじめ決めておいて、その範囲に収まるようなかたちで利用するシステムやプランを選ばなければなりません。

機能とコストのバランスの取れた、自社にとってコストパフォーマンスのよいシステムを選ぶことを心がけましょう。

3.使いやすさ

経費精算のワークフローシステムは、業務をおこなううえで中長期的に使い続けることになるシステムなので、UIなどが直感的に使いやすいかどうかということは、非常に重要なポイントです。

また動作や挙動の重さは、使用時に地味にストレスが溜まる要素なので、なるべく動作スピードが軽いものを選ぶことも重要です。

こういったポイントは実際に使用してみなければわからない部分でもあるので、無料トライアルなどのあるシステムでは、積極的に活用してみるのが効果的です。

4.既存のシステムとの親和性

経費精算は業務における手続きの一つですが、経費精算の手続きだけで経理業務を完結できることは非常にまれであり、会計ソフトなどと連動して処理されることがほとんどです。

そのため、経費精算ワークフローシステムを導入する場合は、会計処理などに用いている既存のシステムとの親和性も考慮に入れる必要があります。お互いにサポートし合っているようなシステムであれば、さらなる業務の効率化も期待できるでしょう。

5.サポート体制

システムでエラーが発生してしまった場合や使い方がわからない場合などは、サポートに頼ることになるので、サポート体制が充実しているかどうかも重要なポイントの一つです。

基本料金の中にサポートサービスの利用料が含まれている場合もあれば、サポートは別料金という場合もあるので、サポートに関する料金体系がどのようになっているかについては、しっかりとチェックしておかなければなりません。

サポートの方法もメールやチャットのみ対応のところもあれば、電話によるサポートに対応しているところもあるので、こういったシステムの利用に慣れていない場合は、電話でのサポート体制が整っているサービスを選ぶのが無難といえます。

6.システムが想定している利用規模

経費精算ワークフローのシステムには、中小企業を主なターゲットとして想定しているものもあれば、ある程度規模の大きな企業を主なターゲットとして想定しているものもあります。

中小企業が大企業向けのシステムを利用しても使わない機能が多々出てくるでしょうし、逆に大企業が中小企業向けのシステムを利用しても、必要な機能が足りないという事態に陥ることもあるでしょう。

システムが想定している利用規模をきちんと把握したうえで、自社の規模感に合うシステムを選ぶようにしましょう。

ワークフローをシステム化して効率的に経費精算をおこなおう

経費精算は業務をおこなううえで欠かせない手続きなので、システム化することで業務の効率化や生産性の向上が期待できます。ほかにも、コストの削減や内部統制の強化など、いろいろなメリットがあります。

経費精算ワークフローのシステムにはいろいろな種類があるので、コストや使い勝手のよさ・既存のシステムとの親和性などのポイントに注意したうえで、自社に最適なシステムを選ぶようにしましょう。

【関連記事】【2021年最新版】経費精算システム比較37選|大企業、中小企業向けに分けて紹介

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