クラウド経費精算freee(フリー)を紹介|料金や評判、使い方など

freee(フリー)とは?

freee(フリー)とは?
HPより

freeeとはフリー社が提供するERP型のクラウド会計ソフトです。資金調達TOP100社において41%の企業での導入実績があり、各領域の有名企業に評価されています。

freeeの導入メリットとして、日々の業務から確定申告までまとめて効率化できることがあります。個人事業主から中規模法人まで幅広く対応しているのも優れたポイントです。

経費精算freeeは、freeeが持つさまざまな機能のうちの一つです。経理担当者だけでなく幅広い部門の従業員が携わる経費精算業務を効率化し、負担を軽減することを目的としています。さらに、freeeの基盤となる会計システムともシームレスな連携が可能であり、経費精算のみならず経理業務全般の生産性向上にも役立ちます。

【関連記事】経費精算とは?その流れや方法など押さえておくべき基礎知識

経費精算freeeの特徴

経費精算freeeの特徴
©Africa Studio – shutterstock

経費精算freeeは多くの人にとって使いやすい機能を備えたサービスです。ここでは経費精算freeeの特徴を紹介します。

申請はスマートフォンで手軽におこなうことができる

多くの従業員にとって経費精算は面倒なものです。期限ぎりぎりまで領収書を溜め込み、月末に経費申請業務に追われる人も少なくありません。また、本来ならば外出先から直帰できるのにも関わらず、経費精算のためだけに会社に戻るということもあります。

経費精算freeeは、このような経費精算の手間を軽減するために役立ちます。経費精算freeeを導入すれば、スマートフォンで領収書を撮影し、いくつかの項目を入力するだけで申請が完了します。外出先で空き時間を利用して簡単に経費申請を済ませられるため、業務効率の向上につながります。

手続きやデータの把握のしやすいUI・UX

経費精算freeeはUI・UXが優れていることも大きな特徴です。システムの知識がない人でも感覚的に操作できるようになっており、画面の指示に従うだけで簡単に申請処理が可能です。これは、経費申請をおこなう各部門の社員にとって有意義なだけでなく、経験の浅い経理担当者がいる組織にとっても助かるものでしょう。
また、集計表などのレポート機能も用意されているため、部門ごとの経費情報を把握したいなどといった経営陣の要求にもスムーズに応えられるようになります。

電子帳簿保存法に対応

経費精算の手続きが面倒な理由の1つとして、領収書の原本を既定の年数保管しなければならないことがあげられます。そのため多くの企業では申請書に領収書をのり付けして提出することをルールとしており、申請書の作成や管理に手間がかかる原因になっています。

しかし、経費精算freeeを使うことで領収書原本を保管する必要はなくなります。電子帳簿保存法という法律により、一定の要件を満たせば原本を保管せずとも画像データの保管のみで良いとされているためです。経費精算freeeは電子帳簿保存法に対応しているため、利用することで原本を保管する手間を省くことができます。

経費精算freeeの費用|料金体系を紹介

経費精算freeeの料金
©Bankrx – shutterstock

freeeには3種類の料金プランがあります。このうち、「経費精算freee」を利用できるのはベーシックプランとプロフェッショナルプランの2つです。

ベーシックプランを利用することで、従業員が経費の申請をおこない、上司に承認をもらって経理に提出するまでの一連の流れを経費精算freeeのシステム上で完結できます。このプランの場合、3名まで無料で利用することができます。

さらにプロフェッショナルプランでは、ベーシックプランの機能に加え、稟議(ワークフロー)機能が追加されるのが大きな特徴です。たとえば営業担当者が申請する場合、営業課長と営業部長の承認が必要だというように、あらかじめ申請経路を設定できる機能です。規模の大きな企業や、従業員が経費精算をおこなう機会が多い企業であれば、経費精算をよりスムーズに進めるためにこちらのプランをおすすめします。また、10名まで無料で利用できる古都も注目です。

ミニマムプランとベーシックプランは30日間無料で試すこともできます。導入を検討しているなら、まずは試しに使ってみると良いでしょう。

 
プラン ミニマム ベーシック プロフェッショナル
月額 1,980円 3,980円 39,800円
無料ユーザー数 3名 3名 10名
ユーザー追加彫金(1人あたり) 不可 年額払い:300円/月
月額払い:360円/月
年額払い:500円/月
月額払い:600円/月
従業員の経費精算機能 ×
稟議’(ワークフロー)機能 × ×
無料トライアル 30日間 30日間 ×

経費精算freeeと他社サービスとの比較

経費精算freeeと他社サービスとの比較
©Andrii Yalanskyi – shutterstock

経費精算freeeの大きな特徴として、会計ソフトである会計freeeに含まれる機能の1つであるということがあげられます。そのため、経理部門の業務を効率化することが主な目的となっており、この点で営業など他部門の従業員の負荷軽減を主な目的とする他社サービスとは異なります。承認された経費をクリック1つで会計freeeに登録できたり、自動作成される振込ファイルを利用することで従業員への立て替え経費振込ができたりするなど、会計システムとの連携機能が特に優れているのは経費精算freeeならではです。
そのため、これから会計システムの導入を検討するという企業には、特に会計freeeならびに経費精算freeeは向いているといえるでしょう。

また、経理や簿記の知識が乏しい人でも直感的に利用できる独自のUI・UXも経費精算freeeの特徴の1つです。「借方」「貸方」など簿記の専門用語が登場しないのは、初心者にとってはありがたい反面、経験者にとってはかえって分かりづらいという欠点にもなり得ます。そのため、他部門の担当者が経理業務を兼任しているなど、経理についての詳しい知識を持つ人がいない組織などには特に適しているのではないでしょうか。

経費精算freeeの使い方

経費精算freeeの使い方
©watchara panyajun – shutterstock

経費精算freeeを使った経費申請の方法を見てみましょう。申請にはWeb版とアプリ版の2種類を利用できます。ここではWeb版のケースを紹介します。

まずは会計freeeにログインし、「申請」メニューから「経費精算」を選択します。すると経費申請の画面が表示されるので、上部にある「+申請を作成」ボタンをクリックします。

次の画面では、申請経路を選択します。プロフェッショナルプランを利用している場合、管理者権限を持つユーザーがあらかじめ設定した申請経路が選択肢として表示されます。ベーシックプランの場合は「申請経路:承認者を指定」のみ選択可能です。

次に、申請タイトルおよび申請日、申請する経費の内容を入力します。このとき、任意で部門やメモタグを入力することもできます。

これで1件分の登録ができました。複数の内容を申請する場合は「入力欄を追加する」をクリックし、同様の手順で追加登録します。また、承認者に備考として伝えたいことがあれば備考欄に記入することもできます。

続いて、申請に必要な場合は領収書の画像データを貼り付けます。このとき、画像データは新規にアップロードするか、すでにアップロード済みのファイルから選択します。なお、電子帳簿保存機能が有効になっている場合は、この段階で新規アップロードしたファイルは利用できません。電子帳簿保存法の要件を満たすため、あらかじめアップロードおよび確認作業等を済ませたファイルの中から選択することになります。

すべての登録が完了したら、「申請する」ボタンをクリックして申請完了となります。このとき、承認者には経費申請が出されたことが通知されるため、わざわざ口頭やメールで別途承認を依頼する必要はありません。

経費精算freeeの評判・口コミは?導入事例から紹介

経費精算freeeの評判・口コミ
©one photo – shutterstock

経費精算freeeを導入することで多くの企業が経費精算業務の効率化を実現しています。ここでは経費精算freeeの導入事例から、どのような評価を得ているのかをみてみましょう。

参考:導入事例 | クラウド会計ソフト freee

紙とExcelでの管理から脱却して、処理時間を大幅に削減

輸入食品の総合商社である山本商店社では、社員の出張の際、社員がExcelで経費申請書を作成して、紙の書類で提出する方式を採用していました。また、経理部門ではこの申請書を処理するにあたり、申請書の数字をExcelで再計算してチェックしていました。この作業は負担が大きく、海外出張の経費精算の場合、ノート1冊分にも及ぶレシートと帳票をチェックするために2時間以上もかかることもありました。

経費精算freeeを導入することで、データはすべてWeb上で申請者と経理担当者が同時に確認できるようになりました。結果としてスムーズに情報共有でき、差し戻しなどのコミュニケーションも簡潔にすることができます。経理担当者側は再計算する必要はなく、確認のみでチェックが完了するため、最大でも所要時間は20分程度と大幅な時間短縮が実現しました。

社員の勤務シフトがバラバラでもスムーズな経費精算が可能に

ブライダル・飲食・写真事業を主軸に展開するディライト社では、経費精算に手間がかかることが課題となっていました。もともとの業務フローは、申請者が自社システムで出力した書類に上長2人が押印し、経理担当者が受理して現金を手渡しするというものです。上長が不在の時は業務が滞るほか、土日にフル稼働するブライダル・飲食部門の社員と平日勤務の経理担当者とでやりとりするのは難しく、週に3日しかまともに経費精算ができないという状態が続いていました。

経費精算freeeを導入したことで、経費申請や承認はスマートフォンでいつでもどこでもおこなえるようになりました。経理担当者が申請ルートを把握することも容易で、現金の手渡しから口座振込へと業務フローを変更したことで作業負担も軽減しました。また、各現場の店長にデビットカードを渡し、その利用明細と経費精算freeeとを紐づけたことで、経費明細の一括登録も可能になりました。これらにより、現場の負担は大きく軽減されました。

ワークフローが明確になり、本来やるべき業務に集中できるように

リサイクル事業を展開するリーテック社では、Excelやメール、会計システムなどのツールをばらばらに利用しており、管理に大きな負担がかかっていました。申請が承認されずに途中で止まってしまった場合はメールで関係者全員に呼びかけなければならなかったり、同じ内容の経費申請を2回計上してしまったりするというミスもありました。

経費精算freeeを導入したことで、ワークフローが明確になり上記の問題は発生しなくなりました。また、経費申請の際に申請者が勘定項目や金額を記入するため、経理での処理業務も軽減されました。その分、内容のチェックなど経理担当者が本来やるべき業務に集中できるようになりました。

経費精算freeeを活用して、経費精算業務を大幅に効率化しよう

経費精算freeeを活用することで、経費申請業務にかかる負担を大きく軽減し、経理や他部門の社員の業務効率化を実現できることを紹介してきました。簿記に詳しくない人でも直感的に操作できるため、経験の少ない経理担当者がいる企業や組織では特に使いやすいと感じるでしょう。

経費精算システムは経費精算freee以外にもさまざまなものがあり、それぞれに異なる特徴があります。経費精算の負担を軽減させるため、自社に最適な経費精算システムを探してみてはいかがでしょうか。

【関連記事】【2021年最新版】経費精算システム比較37選|大企業、中小企業向けに分けて紹介

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