業務改善からビジネスモデル変革を見据えた電子契約システム導入ストーリー(BtoBプラットフォーム 契約書×玉野総合コンサルタント)

2020年は新型コロナウイルス感染拡大の中で、各業界ともテレワークが推奨され、管理系の業務効率化が経営課題になりました。この最適解の一つとして、話題となったのが電子契約システムです。

このような時代において、インフォマート社の『BtoBプラットフォーム』シリーズは、紙での契約で課題とされてきた印紙代や郵送コストの削減、契約締結に至る進捗状況の見える化を実現。大切な取引先も含めた電子帳簿保存法に対応していることから、会社経営、ビジネススタイルを大きく変える画期的なプラットフォームとして注目されています。

実際に、『BtoBプラットフォーム』シリーズは、2020年12月末時点で50万社以上、約103万の事業所に採用され、順調に売上を拡大しています。

今回は、紙の文化が根強い建設業界に電子化の風を吹き込む取り組みに挑んだ、玉野総合コンサルタント社・経営管理部の村山さんと山中さんにお話をうかがいました。これから電子契約を活用していく担当者の方にとって、参考になるエピソードが満載です。

今回のインタビューは、新型コロナウイルスの影響を考慮し、オンラインで実施しました。

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決め手となった、導入・運用コストと法令対応、社内業務の丸ごと移管

−−貴社は2018年4月に電子請求システム『BtoBプラットフォーム 請求書』、2019年1月に電子契約システム『BtoBプラットフォーム 契約書』を導入されました。どのような理由で、導入を決定されたのでしょうか。

村山さん:弊社は、全国の土地区画整理事業や道路、橋梁、河川砂防といった社会資本整備に関わる計画・調査・設計・管理を手がける総合建築コンサルタントです。協力会社の大半は、弊社業務の一部を請け負っていただく中小企業や一人親方と呼ばれる個人事業主、フリーランスです。これらのお取引先からの購買に関する出納業務や仕訳入力業務は、親会社である日本工営株式会社の経理部門に全て委託しています。

取引先(仕入業者・協力会社)から受け取る請求書は、およそ月間700件程です。とくに、月末付近に受け取る請求書は、東京の親会社へ郵送し仕訳入力してもらうため、タイムラグを考慮すると、月次決算には間に合わないことが常態化していました。そのため、精度の悪い原価計算、決算報告に甘んじるしかないというジレンマを抱えていました。紙ベースでの業務改善に限界を感じていたのです。

そんな日々を過ごしていたところ、テレビの経済情報番組の合間に流れていたコマーシャルで、『BtoBプラットフォーム 請求書』を知りました。早速資料を取り寄せて、同じような製品との比較検討をおこなったところ、導入・運営コストが圧倒的に安く、電子帳簿保存法にも対応しているのは、『BtoBプラットフォーム 請求書』だけでした。電子データで10年保存ができるというのは魅力的に思います。

さらに、『BtoBプラットフォーム 契約書』が新サービスとしてリリースされると聞き、両方の導入を前提にして、取引先から届く請求書の受取業務電子化に乗り出しました。

その後、『BtoBプラットフォーム 契約書』がリリースされ、改めて電子契約システムについても他社比較をおこないました。ベンダー各社のプレゼンテーションを受けましたが、請求と契約を同一のID・パスワードでログインできるシステムは、当時はインフォマート社だけでしたので、当初の計画通り『BtoBプラットフォーム 契約書』も導入することにしました。

山中さんと村山さん
経営管理部の山中さん(左)と村山さん(右)|同社提供

−−『BtoBプラットフォーム 契約書』の導入によって、社内業務はどのように改善されましたか。

村山さん:導入当時から目論んでいた契約締結から請求書受領までを丸ごと移管できました。注文書・請書をはじめとする各書類の封入・郵送・保管作業は、ほぼシステムの中で完了できるため、それまでの作業は大幅に軽減されました。

導入前は各書類を自社システムから印刷して封入して郵送しており、1件の発注にはA4サイズで9枚の書類が必要です。さらに、これらを印刷する前に、技術部から見積書や作業依頼書、外注指示書などを受領し、内容に相違がないかチェックをした上で、上長の押印が必要でした。

こうした作業に1件あたり20分ほどかかるために、月間約300件を処理するとなると、1日あたり15件、単純に計算して毎日処理に300分、およそ5時間も費やすことになります。しかも書類の量が多いために、定形外の専用封筒に封入しなくてはならず、郵送料も莫大になっていました。

協力会社から請書が届く日数もまちまちで、納品書や請求書とともに郵送されてくることもありました。また、貼ってある収入印紙が発注金額と合っていなければ送り直さなくてはならないですし、返送された請書、請求書、誓約書などの保管も悩みの種でした。書類保管のために定期的に外部の倉庫に運ぶようにしていましたが、手間もコストもかかる作業だったのです。

それにひきかえ、『BtoBプラットフォーム 契約書』は、注文書・請書の発行から締結まで、画面上で完結します。別途提出が必要な秘密保持誓約書や納品書などの書類も、PDFにして一括でアップロードできるので、印刷や封入する必要もありません。さらに上長の押印も電子化されているので、格段に業務効率が向上しました。

『BtoBプラットフォーム 契約書』によって、こちらから送る注文書だけでなく、協力会社から返送される請書、秘密保持に関する誓約書、請求書なども電子化が可能になりました。『BtoBプラットフォーム 契約書』を用いることで、先方はボタン一つで作業を終えられるので、返送のための郵送代や収入印紙も必要なくなり、メリットを感じてもらっていると思います。

さらに、保管する各文書もPDFにして「電子保管(自社保管)機能」を活用してアップロード登録することでデータベース化され、保管スペースの削減が可能になりました。

自社システムとの連携で、手入力作業を大幅削減

山中さん:弊社では、自社システムと『BtoBプラットフォーム 契約書』を連携させ、手入力による作業を削減しました。インフォマート社には、契約書の一括アップロード機能等について、弊社の要望に応じてシステム連携が出来るように機能強化していただきました。

その結果、自社システムから発注データをダウンロードして、『BtoBプラットフォーム 契約書』に一括アップロードすることで、手入力作業を大幅に削減できるようになりました。

これからインフォマート社のシステムの導入をしようかなという各社が、ほかのシステムとの連携に関する課題を抱えていると思います。弊社は、親会社の日本工営株式会社も含め、多くの業務システムを社内のエンジニアが独自に構築していました。このようなシステムスキルをもつ社員がいたことで、比較的スムーズに自社システムと『BtoBプラットフォーム 契約書』との連携ができたのではないかと考えています。

−−社内システムとの連携で、今後の課題として取り組むテーマをお聞かせください。

村山さん:下請代金支払遅延等防止法(以下「下請法」)遵守という観点でいくと、『BtoBプラットフォーム 契約書』と社内システムの連携だけでは解決できない問題があります。下請法では、トラブルの元となる口頭発注を禁止し、必ず注文書・契約書を事前に発行・契約を締結することを定めています。この下請法上の契約書にあたるのが、弊社では技術部の現場担当者が協力会社に発行する作業依頼書になります。

したがって、下請法遵守の観点からスピードを優先した契約行為が求められるため、技術部の方からメールやFAXで作業依頼書を協力会社の方に送るようにしています。

さらに、インフォマート社には、『BtoBプラットフォーム見積書』や『BtoBプラットフォーム受発注』のように、見積書の依頼と発行、発注と受注をおこなえるシステムを用意してくれていますが、弊社では既に紙にプリントアウトするか、PDF化するところまで出来上がっている見積書作成依頼システムや作業依頼書作成システムがあります。これをインフォマート社のシステムにアップロードしたりデータ変換したりするとなると、技術部の方の負担が増える可能性もあるので、これまでのやり方を現状では踏襲しています。

また『BtoBプラットフォーム 契約書』は、経理グループの数名だけにアクセス権を与えて運用しています。これらのアクセス権を多くの社員に付与するのは、契約書という機密情報の漏洩や不正使用につながる可能性もあることから、どのように運用すべきか検討を重ねているところです。

課題は、ITスキルの低い取引先への導入

−−これから電子契約システムの導入を進めていく企業の担当者は、どのような課題があるとお考えになられますか。

村山さん:契約から請求まで一気通貫で対応できる『BtoBプラットフォーム 契約書』と『BtoBプラットフォーム 請求書』は、多大な業務改善を弊社にもたらしてくれました。その結果、経理本来の業務である、決算や業績管理などに注力する時間も増えました。経理、決算業務のペーパーレス化とテレワーク化の実現にもつながっていることから、ウィズコロナからアフターコロナにかけて新しい働き方が求められる時代における、生産性向上のマストアイテムになると確信しています。

一方、導入に伴って課題となってきたのは、協力会社、取引先への導入です。『BtoBプラットフォーム 契約書』では、契約書の発行側企業と契約書の受領側でシステムを導入することが必要です。弊社では、取引の多い6割ほどの協力会社で導入していただきました。

システムを導入していただけなかった理由の一つに、建設業界特有の問題かもしれませんが、高齢化に伴うITスキルが低い世代が中心の企業や個人事業主、フリーランスが多いことがあげられます。とくに測量業者さんでは、受注から測量作業まで全てを一人でこなす、一人親方と呼ばれる人たちが少なくありません。弊社のOBも60歳を過ぎて、一人親方として下請け業務を受けるケースが散見されます。こうした方々の場合、パソコンのクラウドシステムを使い慣れていなくて、システムを毛嫌いしてしまう傾向にあると思います。

また、新規取引先に対して、電子契約でないと発注しないというのは、下請法上の「優位的地位の乱用」とみなされあまり印象がよくありません。そこで、初回は「紙」で契約し、その後、覚書を締結して、電子契約・請求に移行していただくようにしています。

今後、電子契約システムの利便性が社会的に認知されてくるようになると、こうした電子化に対するアナウンスや勧誘もスムーズに進んでいくでしょう。建設業界でも、所管官庁である国土交通省がトライアルで電子契約に取り組むなど、電子化の波が、大きなうねりへと進化しています。弊社の業務改善から始まった電子契約システムの取り組みが、紙の文化が根強い業界の変革の一翼を担うことができるように、年間取引の少ない企業や新規取引先にご案内して、電子化率をあげていきます。

インタビューを終えて

いかがでしたでしょうか。
電子契約と一言でいっても、契約には実務を担当する部門だけではなく、多くの関係部署が関わっています。そのため、最終的には社内横断的なシステムや組織の連携と運用を目指すことが必要だということが、改めてよくわかりました。

今回インタビューした玉野総合コンサルタント社では、請求業務および契約関係書類の封入・郵送から返送受領・保管に至る経理部門の業務効率化からスタートし、将来的には技術部や付随する営業部門などを巻き込んだ、全社的な部門横断の連携を模索されています。

これから契約業務の電子化に取り組む担当者の方、すでに電子契約システムの導入をしている担当者の方はぜひ、単なる業務改善にとどまらず、未来を見据えたビジネスモデル改革の参考にしてください。

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