電子印鑑「シャチハタクラウド」とは?電子印鑑のメリット・デメリットも紹介!

働き方改革や新型コロナウイルスの影響により、多くの企業がテレワークを導入しています。しかし、契約書や請求書などへの押印対応が思うようにできず、結局テレワークを導入できていないという企業も多いのではないでしょうか。
そこで、電子印鑑を活用することで、出社することなく押印対応が可能になるため、テレワークを促進できるだけでなく、業務を効率化することもできます。本記事では、電子印鑑サービス「シャチハタクラウド」の特徴や、電子印鑑を導入するメリット・デメリットについて解説していきます。

電子印鑑とは

電子印鑑とは、会社印(角印)をデータ化した印鑑のことです。電子印鑑の仕組みとしては紙媒体ではなく、PDFなどの電子書類に対してデータ化した印影を押印します。
新型コロナウイルスの影響により、テレワークが普及している昨今においては、電子印鑑が様々な企業で活用されています。
また、電子印鑑には①印影を画像化したタイプと②印影に識別情報が保存されているタイプの2つのタイプがあります。
①では実際の印影をスキャナでPCに取り込み、契約書などに貼り付けるなどして簡易的に利用することが可能です。一方、②では印影自体に識別情報が組み込まれており、いつ誰がどの書類に押印したのかが記録されます。①は印影自体に法的効力はありませんが、②には法的効力があるため、非改ざん性が高くなります。

「シャチハタクラウド」とは

シャチハタクラウドの公式ページ

シャチハタクラウドとは、シヤチハタ社が提供しているクラウド型の電子印鑑サービスです。従来まで紙媒体に捺印していた対応をデジタル化することで、業務自体を変化させることなくワークフローの工程を削減できます。
同社では、BPS(ビジネス・プロセス・そのまんま)を掲げており、テレワークやリモート環境下でも、基本的なビジネスプロセスを変更することなく、サービスの導入・運用が可能です。
また、会社の角印や丸印で電子印鑑を作成でき、印鑑は公開暗号方式を採用しているため、捺印した書類の原本性を高めることができます。

マニュアル不要で簡単にサービスを導入することができ、これまで発行していた紙書類を削減できるため、業務効率の向上とコストダウンが見込めるでしょう。

「シャチハタクラウド」の特徴

シャチハタクラウドに搭載されている特徴的な機能を4つ紹介します。

既存のワークフローを変える必要がない

シャチハタクラウドはテレワークなどのリモート環境下でも、既存のワークフローを変えることなく導入可能です。従来の書類対応と同様に、発行された書類に対して電子印鑑で捺印対応をおこない、業務を進めることができます。

また、同サービスでは会社印の作成はもちろんのこと、社員それぞれの氏名印や日付印の作成も可能です。
各種帳票のWordやExcelのデータをアップロードするだけでPDFデータに変換できます。
そのため、今までと変わらないワークフローで、より利便性を高めて業務を進めることができるため、スムーズに社員への定着が見込めるでしょう。

スマホやタブレットからの押印もできる

シャチハタクラウドはスマホアプリを展開しており、自身の端末にインストールしておけば、スマホやタブレットから押印対応が可能です。
従来は外出中に急遽押印対応が必要になると、急いで会社に戻って対応するか、書類処理を遅らせる必要がありました。
しかし、同サービスを利用している場合、外出中に緊急で押印が必要な場合でも、スマホとインターネット環境があれば、その場で押印処理ができます。
このように、時間や場所を問わずに業務を進められるため、テレワークや外出関係なしに業務効率を大幅に向上できるでしょう。

強固なセキュリティをもつ

シャチハタクラウドは強固なセキュリティが存在しているため、安心してサービスを利用できます。
同サービスは「スタンダード版」と「ビジネス版」に分かれており、利用できる機能が異なります。
しかし、通常のパスワードと顔・指紋どちらかを組み合わせた二要素認証機能はビジネス版のみの利用となります。
二要素認証機能には不正ログイン機能が搭載されているため、安心・安全にサービスを利用し続けられるでしょう。
また、IDやパスワードだけではなく、複合的に本人確認を実施するため、外部端末利用時でも本人性を高めることが可能です。

書類の真正性を確認できる

シャチハタクラウドでは書類を社外に回覧する際やダウンロードする際に、クラウド文章の操作履歴が残っている電子署名が付与されます。
同サービスを利用して捺印した印影をクリックすると、ブラウザ上でこれまでの捺印履歴まで確認
できるため、書類の原本性を高めることができるでしょう。
また、電子署名が書類に付加された時点で文章自体の存在証明がおこなわれるため、なりすましや文書改ざんを防ぐことが可能です。
ただ印鑑を押すだけではなく電子署名やタイムスタンプを付与することで、書類の真正性を確認できるだけではなく、書類を高いセキュリティで守ることができるでしょう。
ただし、電子署名とタイムスタンプ機能はビジネス版のみで提供されているので、あらかじめ注意が必要です。

電子印鑑を導入するメリット

電子印鑑を導入するメリットを2つ紹介します。

ワークフローが円滑になり業務を効率化できる

電子印鑑を導入することで、ワークフローが円滑になり業務を効率化できます。
一般的な契約対応時は、押印したら先方に書類を郵送して、捺印を受領してから契約成立となります。
また、押印処理自体に時間がかかるケースが多く、両者ともに多くの手間がかかる可能性が高いです。

しかし、電子印鑑を利用すれば、押印したデータを先方にメールなどで送付するだけで手続きが完了でき、ワークフローが短縮化されます。書類自体もデジタル上で管理できるため、業務効率化を進めることができるでしょう。

ペーパーレス化ができる

電子印鑑を導入することで、印紙税や書類印刷代、書類郵送費などのコストを削減できます。
従来までは、契約書や請求書を印刷して印紙を貼り付け、封筒にまとめて郵送していたため、手間やコストがかかっていました。
また、契約書類などは一定期間保管しておく必要があり、プロジェクトが終了した後も保管スペースや管理コストを圧迫しているケースが多いです。
作成した書類に不備があった際は、作成し直した書類に対して、再度郵送などの業務フローが発生します。

しかし、電子印鑑を利用することで無駄なコストや手間、書類の保管スペースの削減をすることが可能です。
実際に書類の印刷や郵送対応が不要なため、会社に出社する必要がなく、テレワークを推進することもできるでしょう。

電子印鑑を導入する際の注意点やデメリット

電子印鑑を導入する際の注意点やデメリットを4つ紹介します。

信頼性や法的効力がない場合がある

電子印鑑にはさまざまなメリットがありますが、未だにビジネスシーンでの信憑性は低いです。取引先企業によっては電子印鑑の使用を認めておらず、郵送でのやりとりを求められるケースも存在します。

また、実際の書面上の交付が必要な書類に関しても、電子印鑑が使用できないことがあります。
さらに、電子印鑑自体に電子署名が付与されていない場合などは、法的効力も存在しないため、認印といった簡易的な利用のみでしか使用できないので注意が必要です。

セキュリティ対策が必要

画像化した電子印鑑を使用する場合、無料ツールで簡単に複製できてしまうため、偽造されるリスクが存在します。
また、無料の画像作成ツールを利用した場合でも、印影画像をスキャンして全く同一のデザインを作成できてしまいます。
そのため、偽造されないようにセキュリティ対策を施す必要があります。
たとえば、印影の個別情報が保存されている場合、これまで押印した情報を確認できるため、偽造を防ぐことが可能です。

導入コストがかかる

電子印鑑を導入する際は、前述したように偽造を防ぐためのセキュリティ対策を整える必要があるため、電子印鑑導入時にコストが膨れ上がる可能性が高いです。
また、費用面のコストだけではなく、社内に電子印鑑を定着させるためにITの知識に長けた人材を確保するコストも必要になります。

取引先の同意を得る必要がある

取り扱っている書類をデジタルに移行する場合、既存の取引先に対して同意を得る必要があります。電子印鑑を採用していない企業も少なくないため、書類対応をおこなう際に取引先の理解がなければ、スムーズに契約対応ができない可能性があります。
また、取引先の同意を得ずに電子印鑑を使用した場合、後にトラブルが発生する可能性があるため、必ず取引先の同意を得てから利用するようにしましょう。

電子印鑑を正しく理解して自社に合ったものを導入しよう

今回は、電子印鑑システム「シャチハタクラウド」の特徴や電子印鑑を導入するメリット・デメリットについて解説しました。
電子印鑑はワークフローを円滑にして業務を効率化できますが、信憑性が低く取引先からの理解を得られない可能性もあります。
そのため、「シャチハタクラウド」は電子印鑑の導入における一つの選択肢として考え、電子印鑑を正しく理解して、自社に合ったサービスを導入してみてはいかがでしょうか。

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