DocuSign(ドキュサイン)とは|価格や使い方、評判などを解説

DocuSign(ドキュサイン)とは?

DocusignのHP
HPより

DocuSignはアメリカのドキュサイン社が提供する電子契約サービスです。

従来、契約を締結するためには紙の書類に署名や捺印をする必要がありました。しかし、紙の契約書は同じものを2通作成しなければならなかったり、契約の当事者が直接会う、もしくは郵送で契約書をやり取りしたりという手間がかかります。また、作成した契約書を紙ベースで管理することには破損や紛失の恐れがあるほか、3Dプリンタなどを利用して印鑑を偽造すれば契約書の改ざんができてしまうというようなリスクもあります。

電子契約サービスは、紙の契約書が持つこれらの問題点も解決に導きます。オンラインで書類をやり取りできるため、作成や発行にかかる作業工程や日数を短縮することも可能です。システム上に契約の履歴が残るため管理も容易になるほか、収入印紙が不要となり、コストを削減できるというメリットもあります。

DocuSignはいつでもどこでも電子契約を可能にするサービスであり、世界中で広く利用されています。契約書や同意書、決裁書などに関する業務を効率化し、企業の生産性向上に役立ちます。

電子契約サービスの基本的な仕組みや導入手順に関しては、以下の記事をご覧ください。

電子契約サービスとは?仕組みや導入手順、おすすめのサービスも紹介!

DocuSignの特徴

電子契約サービスは各社からさまざまなものが提供されていますが、DocuSignはそれらの中でも特によく知られています。ここではDocuSignの特徴を見てみましょう。

世界で大きなシェアを占める電子契約サービス

DocuSignは世界でも最高峰のシェアを誇る電子契約サービスです。180カ国以上で50万社以上の企業および数億人の署名者がDocuSignを利用しています。

また、安全性の基準が高いことも特徴です。契約は法的に効力を持つ行為であり、セキュリティが甘いサービスを利用していると改ざんなどのトラブルを引き起こしかねません。DocuSignは最高レベルのグローバル情報セキュリティ保証である「ISO27001:2013」の認定を受けており、セキュリティに関する厳格な国際基準を満たしています。さらに、第三者による監査を毎年受けてセキュリティの評価・検証を行っています。

800の地方自治体や政府組織に利用されていることからも、DocuSignの信頼性の高さが伺えます。

豊富なサービスと連携が可能

DocuSignは契約書を作成・管理する各種サービスと連携が可能です。たとえば、多くの人に利用されているマイクロソフト社のWord、Outlook、グーグル社のGmailやChromeなどと連携すれば、これらのソフト内で電子署名を完結させることができます。ソフトの利便性を損なうことなく効率的な電子契約が可能となるのは大きなメリットです。

そのほか、Salesforceなどの顧客管理システムやSAPをはじめとする基幹システムとも連携して利用できます。これまでの業務フローを大きく変えることなく電子契約を導入することができ、スムーズに移行することが可能です。

日本文化に合わせた操作性

契約における日本独自の文化として印鑑の捺印があげられます。電子契約の場合、契約に合意した事実はログとして残りますが、そのことは書類の見た目だけではわかりません。合意したことを視覚的にはっきりと残せるのは印鑑の利点の一つでしょう。

しかし、DocuSignであれば電子署名の代わりに独自の電子印鑑を作成して捺印することが可能です。電子印鑑は標準的な印鑑を自動で作成できるほか、手持ちの印鑑の印影イメージを電子化して登録することもできます。電子契約でも現在使っているのと同じ社印や個人印を利用できるため、紙の契約書からの切り替えをスムーズに進めることができるでしょう。

DocuSignと他社の機能比較

電子契約サービスはDocuSign以外にも様々な種類があります。ここではそれぞれのサービスの機能を比較してみましょう。

まず、DocuSignの特徴として、44もの幅広い言語に対応していることが挙げられます。これは世界シェアトップのサービスならではといえるでしょう。海外の顧客や取引先と契約する機会が多い企業にとっては特に利便性の高いサービスといえます。他社のサービスの対応言語は、クラウドサインは日本語、英語、中国語の3種類、GMO電子印鑑Agreeは日本語と英語のみ、Adobe Signは34言語となっています。

社内で利用している契約書のひな形が電子契約サービスへアップロード可能であるかも確認しておいた方が良いでしょう。電子契約書類への署名・捺印を依頼するためには、まず書類をシステムにアップロードしてシステム上で署名欄の設定などをおこなう必要があるためです。クラウドサインはPDFのみ、またGMO電子契約AgreeはPDF、Word、Excelの3種類のみとなっているため、他のファイル形式を利用している場合は変換が必要です。一方、DocuSignとAdobe SignはWordやExcel、Powerpoint、PDF、画像などさまざまなファイル形式に対応しています。

そのほか、電子契約で利用する署名の種類にも注意が必要です。電子契約の署名は大きく2種類に分けられます。1つは一般的に使われている電子署名で、本人が署名したという事実をデジタルで証明するための仕組みです。もう1つはデジタル署名です。これは電子署名と高度なセキュリティとを組み合わせたもので、改ざんやなりすましがされにくく、厳格な本人証明が可能です。デジタル署名は電子署名法にのっとった有効な署名手段として利用できます。

DocuSignでは、広く普及している電子署名サービスとは別に、デジタル署名に対応したDocuSign EU Advanced Signatureというサービスを提供しています。GMO電子契約Agreeも同様に、電子署名サービスのみのプランとデジタル署名に対応したプランの2種類を提供しています。また、Adobe Signは企業向けのプランのみデジタル署名に対応しています。そして、クラウドサインは有料プランであればすべてデジタル署名に対応しています。

 

DocuSignの料金|プラン別に紹介

DocuSignには3種類の料金プランがあります。

もっとも安価なものはパーソナルという個人向けのプランで、1カ月あたり10ドルとなってます。他社の電子契約サービスは月額10,000円以上のものが少なくなく、DocuSignはそれらよりも大幅に低コストで利用可能です。ただし、1カ月あたり電子署名依頼数は5件と少なめです。利用機会が月に数回程度のライトユーザーにおすすめです。

スタンダードとビジネスプロは企業向けのプランです。Webサイト上で購入できるのはユーザー3人分までとなっており、それ以上を希望する場合は別途問い合わせが必要です。1カ月あたりの電子署名依頼数が無制限となるほか、リマインダー・有効期限通知メールの自動送信が可能なため、日常的に電子契約を締結する企業が効率的に利用できます。ユーザー数に応じて料金が発生するため、利用人数が限られる組織や企業にとって利用しやすいサービスといえます。さらに、ビジネスプロは署名者による本人確認書類などの資料を添付するという、署名と支払いとをワンストップでおこなえる機能がついているなど、電子契約の相手方にとっても利便性の高いプランとなっています。

 
項目 パーソナル スタンダード ビジネスプロ
年額プラン料金 10ドル/月/ユーザー(年間120ドル) 25ドル/月/ユーザー(年間300ドル) 40ドル/月/ユーザー(年間480ドル)
月額プラン料金 15ドル/月/ユーザー 40ドル/月/ユーザー 60ドル/月/ユーザー
ユーザー数 1人 3人まで 3人まで
月当たり電子署名依頼数 5件 無制限 無制限
リマインダー・有効期限通知メールの自動送信 ×
支払い機能 × ×
署名者による資料添付 × ×

無料で使える電子契約サービス7選|無料トライアルやフリープランの詳細も紹介

DocuSignの使い方

©TippaPatt – shutterstock

DocuSignの特徴として、電子書類をエンベロープ(電子封筒)単位で送信することがあげられます。エンベロープの中には、合意が必要な書類そのもの以外にも、署名者や署名順番を指定する機能や、会社名や住所、電話番号などの記入欄が含まれます。

DocuSignでの電子契約のやり方を見てみましょう。DocuSignにログインすると、「開始するには、ここに文書をドラッグ&ドロップします」という表示が出てきます。ここに契約書類をドラッグ&ドロップします。契約書類が登録されたのを確認したら、次は受信者を登録します。署名してもらいたい人の名前とメールアドレスを記入します。複数の相手に署名してもらう場合は、署名の順番を指定することも可能です。

次に、会社名や住所、印鑑などの署名者に記入してもらう記入欄をリストから選択して配置します。記入欄のフォントや文字の大きさを設定したり、署名する人がわかりやすいようにヒントを設置したりすることもできます。
最後に、署名者に送る送信メールの件名とメッセージを記入します。宛先や署名順を確認し、間違いなければメールを送信します。送受信したメールは管理画面で確認が可能です。

メールの受信者は、メール内の「文書の確認」ボタンを押すことで署名が必要な書類にアクセスできます。ナビゲーションが表示されるため、それに従って署名や押印、必要な情報の記入を行います。契約書への署名方法は、「自動生成」、「手書き」、「署名画像ファイルのアップロード」の3種類から選択することができます。最後に入力内容を確認し、「完了」をクリックすれば手続きは終了です。

メールを受信して署名するだけであればアカウントの作成は不要です。そのため、自社でDocuSignを導入するからと言って取引先にまでDocuSign導入を依頼する必要はありません。

DocuSignの評判は?ホームページの口コミを紹介

多くの企業がDocuSignを導入することで業務改善や効率化に成功しています。ここではDocuSignの導入事例を紹介します。

参考:導入事例 | DocuSign

完全非対面での不動産売買契約締結を実現

GAテクノロジーズ社が提供する不動産投資サービスの「RENOSY ASSET マンション投資」では、DocuSignを利用した不動産の売買契約件数が900件を突破しています。不動産の売買契約には数多くの契約書類が必要となりますが、GAテクノロジーズ社ではこれらをすべて電子化しました。さらに、署名が必要な部分はデジタルガイド機能を活用して自動案内することで、顧客との対面接触時間の削減に成功しています。

新型コロナウイルス感染拡大防止のため、従来対面で義務づけられていた不動産売買契約における重要事項説明をWeb会議システムを用いて実施する「IT重説」が国土交通省の社会実験により検証されています。GAテクノロジーズ社では、IT重説とDocuSignによる電子契約とを活用することで、完全非対面の不動産売買契約を約200件実現させました。

経理業務の作業工程を1/5に削減

RPAテクノロジーズ社では、DocuSignの導入により経理業務の作業工程を5分の1に削減することに成功しました。同部門では毎月150枚の検収書を印刷、郵送、および押印された書類を回収するという業務をおこなっており、この業務に約1週間を費やしていました。しかし、押印の手続きにDocuSignを活用することで、担当者の業務は宛先と請求内容の確認のみにまで軽減されました。これにより、作業工程は5分の1程度まで短縮されるようになりました。

さらに、取引先の作業も電子上のやりとりのみに軽減されたことから書類回収率も向上しました。いつ誰が検収したかもシステム上で確認できることから監査対策にも役立っています。

社員のリモートワークを実現

マネーツリー社では、社員それぞれが持続可能な働き方を確立する「社員主導の働き方改革」が必要と考え、リモートワークを基本に出社、帰省、ワーケーションなどを組み合わせた自由な働き方を推進しています。

同社ではDocuSignを活用することで契約に関する業務すべてのオンライン化をはかっています。そのほか、書類の電子化や、オンラインコミュニケーションを円滑化させる各種ツールを活用する等の取り組みを実施し、仕事のパフォーマンスを向上させています。

世界有数の電子契約サービス『DocuSign』で、契約業務のシームレス化を!

DocuSignは契約業務を効率化し、企業の生産性向上に役立つことを紹介しました。オンラインで契約業務が完結するため、契約書の郵送や管理にかかる作業工程および印紙税をはじめとするコストを大幅に削減できるのは大きな魅力ですDocuSignは世界中で広く使われているため、海外の企業との取引がある企業にとっては特に使いやすいことでしょう。

DocuSign以外にもさまざまな電子契約サービスが各社から提供されており、それぞれ異なる特徴を備えています。ぜひ自社に最適なサービスを見つけて、契約業務の電子化に役立ててください。

【最新版】主要な電子契約サービス比較14選|価格や機能を紹介!

また、電子契約サービスの比較・検討をおこなう方は、こちらの選び方ガイドもぜひ活用してみてください。

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