電子印鑑GMOサイン(旧:GMO電子印鑑Agree)とは?人気の電子契約サービスを紹介

電子印鑑GMOサイン(旧:GMO電子印鑑Agree)とは?

新型コロナウイルス感染拡大の影響もあり、脱ハンコの動きが広がっています。紙の書類への捺印が必要なくなることで業務負担は軽減されるのはもちろん、効果はそれだけに留まりません。これまでは作成した書類の印刷、捺印、封筒詰め、郵送という一連の工程が必要だった各種書類について、オンラインで作成から提出までを完結させられるようになるため、業務効率化も期待されています。さらに、業務のオンライン化は近年広がりつつあるテレワークを推進するためにも有効です。捺印のためだけに出社するという非効率的な業務を削減し、社員がより働きやすい環境をつくることができます。

電子印鑑GMOサイン(旧:GMO電子印鑑Agree)は、このような世の中のトレンドの中で急速に利用件数が増加している電子契約サービスです。インターネット関連事業を幅広く展開している東証一部上場企業のGMOインターネット社が提供しているため、安心して利用できることが特徴です。2020年12月からは料金プランの一本化や大幅な利用料金の引き下げをおこない、さらに利用しやすいサービスになりました。利用件数は6万件を突破し、現在純増数No.1の電子契約サービスとなっています。

電子印鑑GMOサインの特徴

電子印鑑GMOサインは企業や組織へ導入しやすくするための特徴をもつサービスです。ここでは、それらの特徴に注目します。

契約の文化に寄り添う設計

日本では、契約の種類に応じて2種類の印鑑が利用されています。1つは認印です。認印は雇用契約書など一般的な契約書で広く利用されている印鑑で、100円ショップなどでも手軽に購入することができます。
もう1つは実印です。法人の場合は代表社印が実印に相当します。これは不動産売買契約書など金額の大きな契約などを中心に利用されるもので、印鑑証明書を添えることで間違いなく本人による契約であることを証明するものです。印鑑自体も複雑な書体を用いたり手彫りで作成されたりすることが多く、偽造されにくいよう工夫されています。

電子印鑑GMOサインは電子契約でありながら、署名のタイプを選択してこれらの2種類の印鑑を使い分けられるという特徴があります。

1つは契約印タイプの電子署名です。これはメール認証によるシステムログで本人であることを担保するもので、面倒な事前準備も必要なく利用が可能です。世界的に広く普及している電子契約サービスはこちらのタイプです。
もう1つは実印タイプの⾝元確認済み⾼度電⼦署名です。こちらは電子認証局という第三者機関が厳格な本人確認をおこなったうえで発行する電子証明書を利用するもので、より厳格に本人であることが証明されます。こちらは電子署名法で定められる条件を満たしており、高い証拠力が求められる重要な契約で利用されます。

これらの2種類を契約の内容によって使い分けることができるため、印鑑に関する現行の習慣やルールを維持したままスムーズに電子契約を導入することが可能です。

契約を楽にする機能

契約の締結には、相手との合意以外にも契約書の印刷や製本、捺印、郵送などさまざまな業務がつきものです。また、日常的に多くの契約を締結する企業では、それぞれの契約の進捗状況を把握するのにも手間がかかります。

電子印鑑GMOサインはこれらの契約業務にかかる負担を軽減するために役立ちます。まず、一連の契約行為がオンラインで完結するため、契約書の印刷や製本は不要になります。また、相手への捺印依頼も電子印鑑GMOサインのシステムを利用してメールを送信するだけです。さらに、契約の状況は電子印鑑GMOサインの画面上で簡単に確認でき、相手方や契約日時などさまざまな条件で検索も容易におこなえます。契約の対応漏れを防止できるのはもちろん、契約更新や解約の手続きもスムーズに進められるようになるでしょう。

また、現在SalesforceやKintoneなどの顧客管理システムや業務管理システムを利用している場合は、それらとの連携も気になるところです。独立したシステムを複数利用すると、それぞれのシステムで同じ内容の手続きを何度もおこなう必要が生じ、トラブルを引き起こす原因になりかねません。その点、電子印鑑GMOサインはAPI経由で各種システムと連携が可能です。したがって、現在利用しているシステムとシームレスに電子契約を導入できます。

安全性を支える技術

紙の契約書から電子契約への移行に際して、信頼性やセキュリティ面での不安を感じる人は少なくありません。紙の契約書に印鑑が押されていれば契約の事実は一目瞭然ですが、電子契約は書類の見た目からだけではわかりません。PCの画面上で契約者名を入力するだけなら誰にでも可能であり、偽造や改ざんのリスクが伴うように思えます。これに対し、電子印鑑GMOサインではさまざまな技術を活用した対策を施しており、安全性の高い電子契約を実現しています。

1つは、国内シェアNo.1の電子認証局であるGMOグローバルサイン社と連携していることです。同じGMOグループの企業であることを活かし、信頼性の高い実印タイプの⾝元確認済み⾼度電⼦署名をスムーズに利用できる体制を整えています。

また、電子印鑑GMOサインは厳格な保証レベルが要求されるAdobe認定のルート証明書を採用しています。そのため、電子印鑑GMOサインを利用して署名されたファイルをAdobe Acrobat Readerで開くと、有効なデジタル署名として表示されます。これは世界的に信頼されている認証システムであり、第三者から見ても契約の有効性が明らかになるというメリットがあります。

そして、セイコーソリューションズ社の認定タイムスタンプを利用しているのも大きな特徴です。タイムスタンプとは電子署名をした日時を証明するもので、日時に関する情報が改ざんされていないという信頼性を担保するために用いられます。セイコーソリューションズ社は時刻認証業務認定事業者として正式な認定を受けており、このタイムスタンプを利用することで、電子署名の長期保存や電子帳簿保存法で要求されるタイムスタンプ付与用件を満たすことができます。
そのほか、ファイルや署名の暗号化など、システムのセキュリティ面においても安心して利用できるよう整備されています。

電子印鑑GMOサインと他社の機能比較

電子印鑑GMOサインの特徴として、契約印タイプ(電子署名)と実印タイプ(身元確認済み高度電子署名)の2種類の電子契約を自由に選択できることがあげられます。そのため、契約相手に負担をかけずに契約したい時は契約印タイプ、コンプライアンスを強化したい時は実印タイプといったように、目的に応じて使い分けが可能です。

これに対して、世界的に広く利用されているDocuSignは契約印タイプに相当するもののみのプランが主流です。また、Adobe Signは企業向けの有料プランのみ実印タイプに相当する契約を選択可能です。国内での利用者数が多いクラウドサインは、有料プランであればすべて実印タイプに相当する契約となります。

また、実印タイプの電子契約を実現する方法にも違いがあります。
電子印鑑GMOサインでは、実印タイプの電子契約締結を実現するためにGMOグローバルサイン社と提携しています。GMOグローバルサイン社は国内シェアNo.1の認証局であり、同社が発行する電子証明書によって契約が本人によりおこなわれたものであることを証明します。電子証明書は、2枚目以降は有料ではあるものの、電子印鑑GMOサインのシステム内で自由に発行することが可能です。

これに対し、Adobe Signでは、Adobe Acrobatで発行されるSelf-SignデジタルID(電子証明書)または認証局によって発行されるデジタルIDを利用します。企業間の契約など、厳密な本人確認が求められる場合には認証局によるデジタルIDがより適します。認証局のデジタルIDを利用する際には、Adobe Signと別に取得が必要なのでやや手間がかかります。同様に、DocuSignの実印タイプに相当する契約が可能なプランでも、DocuSignまたは認証局が発行するデジタルIDが必要となります。
そして、クラウドサインではこれらと異なり、認証局が発行する電子証明書は基本的に利用しません。クラウドサインでの電子契約にあたっては、運営会社である弁護士ドットコム社名義の電子署名および合意締結証明書が発行されるほか、契約締結にあたって契約の当事者に2要素認証を課すことで本人による契約であることを担保しています。

そのほか、紙の契約書と電子契約をシステム上で一元管理できるのも電子印鑑GMOサインの特徴としてあげられます。電子契約を導入するにしても、すべての契約を一度に電子化できるとは限りません。当面の間は紙の契約書と併用して活用するという企業も多くあります。そのような時、紙の契約書と電子契約とをそれぞれ別に管理するのは手間がかかります。
電子印鑑GMOサインでは、有償オプションにはなりますが、紙の契約書をスキャンして取り込むことで電子契約と同じようにシステム上で契約の管理が可能となります。クラウドサインも同様にオプションを利用することで紙契約書の一元管理が可能です。Adobe SignやDocuSignにはこれらの機能はありません。

電子印鑑GMOサインの料金|無料のお試しプランも

電子印鑑GMOサインでは2種類のプランが提供されています。
メインとなるのは契約印&実印プランです。こちらは月額基本料金として9,680円かかりますが、契約印タイプ(電子署名)と実印タイプ(身元確認済み高度電子署名)の契約を自由に使い分けられるほか、ユーザー数や署名数は無制限で利用できます。企業や組織で利用するのに適したプランです。
ただし、文書の送信料が別途必要になることや、実印タイプの契約に必要となる電子証明書が2枚目以降有料であることには注意が必要です。国内利用者数の多いクラウドサインはもっとも安価なプランでも月額11,000円から、また文書の送信料は1件あたり220円となっており、それと比較すると電子印鑑GMOサインは低コストで利用できると言えます。

もう1つはお試しフリープランで、こちらは月額基本料金が無料であることが最大の特徴です。文書の送信料もかからないため、利用にあたって一切料金は発生しません。個人で利用する場合や、電子契約の締結数が少ない場合におすすめです。また、契約印&実印プランを導入する前に試験的に利用したいという場合にも良いでしょう。ただし、署名方法が契約印タイプ(電子署名)のみに限られ実印タイプ(身元確認済み高度電子署名)が利用できないこと、また無料でできる署名数が5文書までに限られている点には注意が必要です。

このほか、会社ごとのセキュリティ要件や業務フローに合わせてカスタマイズしたエンタープライズプランもあります。エンタープライズプランの料金等については別途問い合わせが必要です。

 

料金プラン お試しフリープラン 契約印&実印プラン
月額基本料金 無料 9,680円
ユーザー数 1 無制限
署名数 5文書まで無料 無制限
署名方法 契約印タイプ(電子署名) 契約印タイプ(電子署名)
実印タイプ(身元確認済み高度電子署名)
送信料 無料 契約印タイプ:110円/件
実印タイプ:330円/件(※1)
電子証明書 1枚目無料、2枚目以降8,800円/枚/年
 

※1件あたりの送信文書数の上限は10文書まで。

電子印鑑GMOサインの使い方

電子印鑑GMOサインでは簡単な操作で電子契約を締結できます。ここでは実際に契約印タイプの電子契約を締結する方法を見てみましょう。

まずは契約文書を準備し、相手への署名依頼をおこないます。
電子印鑑GMOサインにログインすると、トップページに「契約を締結」のボタンが表示されます。これをクリックし、契約書類をアップロードします。アップロードできるファイルの形式はPDF、Word、Excelの3種類です。新たに用意した契約書類のファイルを利用できるほか、テンプレートとして登録済みの書類を選択することも可能です。正しい書類であるかを確認できたら、「署名依頼情報の入力へ」をクリックして次に進みます。

続いて、署名依頼情報を入力します。封筒名、送信担当者、署名者の情報を登録します。これら以外に、署名前に社内責任者の承認が必要な場合はその承認者を、また署名した書類を他の関係者へ送付する場合はその受領者を登録することもできます。

そして署名位置の設定へ進みます。会社名や所在地、代表者名など、契約書類へ必要事項を入力できるように設定します。このとき「必須」にチェックをつけておくと、相手は入力しないと署名完了できないようになるため、入力漏れの防止に有効です。また、ガイドに文字入力すると、相手へお願いしたい内容を表示することも可能です。ガイドの文言は最終的な契約書面には表示されません。
すべての登録が完了したら、内容を確認したうえで「送信する」をクリックします。すると署名依頼メールが送信されます。

続いて、署名依頼を受けた相手方の操作手順を紹介します。
署名依頼メールを受信したら、メールに記載されたURLをクリックして電子印鑑GMOサインのページへアクセスします。すると契約文書が表示されるため、必要事項の入力や署名・押印をおこないます。署名・押印にあたっては、見た目上の署名・押印画像を「電子署名」という表記の印影画像、手持ちの印影画像、システム上で作成する署名もしくは印影画像の3種類から選択することができます。
すべての項目の入力が完了したら「確定」をクリックします。すると電子契約が成立し、署名者および署名依頼者に署名完了を知らせるメールが送信されます。メールの受信者はメールに記載されたURLから署名完了文書をダウンロードし保管できます。

なお、契約印タイプの電子契約を締結する場合、メールを受信して署名するだけであれば電子印鑑GMOサインのアカウントは不要です。アカウントを持っていない相手方にも負担なく契約を締結できるのは電子印鑑GMOサインのメリットの1つです。ただし、署名するだけの場合でも、無料アカウントを作成しておくと締結済みの契約文書がサーバー上にデータ保存されるため管理しやすくなるという利点はあります。

電子印鑑GMOサインの評判・口コミは?導入事例から紹介

電子印鑑GMOサインを導入することで多くの企業が業務効率化やコスト削減に成功しています。ここでは電子印鑑GMOサインの導入事例を紹介します。

参考:導入事例|電子契約なら電子印鑑GMOサイン

見積書のスピーディーな発行が可能に

情報資産管理サービスを提供するワンビシアーカイブズ社では、電子印鑑GMOサインの導入によって見積書の作成から発行にかかる時間を短縮することに成功しました。
同社ではもともと、見積書は課長と部長の印鑑が押された原本を渡さなければならないという社内規定がありました。課長や部長が出張などで不在のときは業務が滞ってしまうほか、書類を持参または郵送するのにも時間がかかるため、顧客の元に見積書が到着するのが遅くなってしまうことが課題となっていました。

電子印鑑GMOサインを導入したことで、上司が外出中であってもモバイル端末で見積書の確認や押印が可能となりました。また、押印された見積書をメール1本で顧客に提出できるようになりました。社内規定を順守しながら業務の負担を減らし、見積書の作成から発行までの時間を削減することにもなりました。

契約書の管理コストを削減

フィットネスクラブを全国で展開するティップネス社では、電子印鑑GMOサインを利用することで年間約2,000件発生する業務委託契約書の管理コストを削減しました。
同社では、約2,000名のパーソナルトレーナーやインストラクターと1年ごとに業務委託契約を締結しています。契約締結業務そのものに膨大な負担がかかるのはもちろん、契約書の管理を倉庫会社に委託しており、管理にも少なくないコストが発生していました。契約書は毎年新たに段ボール数箱分が追加されていきます。また、契約書を取り出すためにはどの段ボールに入ったどの書類が必要であるかを倉庫会社に伝えて対応してもらう必要があります。これはスタッフにとっても手間と時間をとられる作業であり負担となっていました。

電子印鑑GMOサインを利用することで、契約書は電子化され、新たな契約書の管理を倉庫会社に委託する必要はなくなりました。また、過去の契約書類が必要な時はシステムで検索をかけるだけで簡単に見つけ出すことができます。これにより、管理にかかる費用や手間、時間が大きく削減されました。

紙の契約書と電子契約の一元管理で業務効率向上

ITを活用した人材サービスを提供するネクストビート社では、もともと他社のサービスを利用して電子契約を締結していました。しかし、紙と電子の契約書とをそれぞれ別に管理する必要があり、業務効率の低下を招いていました。また、紙の契約書で契約を締結した顧客から「契約書を確認したい」という依頼があった場合は、ファイルから契約書を探し出してスキャンしPDF化して送付する必要がありました。これは担当者の負担となるほか、作業に時間がかかり顧客を待たせてしまうという問題にもなっていました。

そこで、業務効率の向上のため、紙の契約書と電子契約との一元管理が可能な電子印鑑GMOサインへの乗り換えを決めました。電子印鑑GMOサインでは紙の契約書をスキャンしてシステムに取り込むことで、電子契約と同じようにシステム上で必要な契約書類を検索しダウンロードが可能になりました。紙の契約書が必要になるたびにファイルを探し出す手間がなくなり、担当者の負担削減になりました。

また、電子印鑑GMOサインは検索できる条件が豊富なのもメリットです。文書名やメールアドレスのほか、契約期間や自動更新の有無などさまざまな条件で検索できるため、スピーディーに目的の契約を探し出すことが可能になりました。

電子印鑑GMOサインを活用して、お得かつ安心に電子化を進めよう

電子印鑑GMOサインはインターネット関連事業を幅広く手がけるGMOインターネット社が提供するサービスであり、信頼性は高いです。特に国内シェアNo.1の認証局であるGMOグローバルサイン社と直接提携していることは大きな特徴であり、電子署名法にのっとった高度な電子契約を簡単に利用することができます。さらに利用料金も比較的安価なため、コストを抑えて電子契約を導入できるのもポイントです。利用件数や目的が限定される場合は無料プランを活用するという選択肢もあります。

契約印タイプと実印タイプの契約を自由に選択できるため、特にコンプライアンスを強化したい企業にとって電子印鑑GMOサインは利用しやすいサービスと言えるでしょう。顧客との契約には相手に負担をかけない契約印タイプを、社内の承認や決裁には厳格に本人確認できる実印タイプを利用するというように使い分けが可能です。また、契約書類を相手へ送信する前に上司の承認を得るなど、社内ワークフローに合わせた利用方法を設定できるのもメリットです。これまでのやり方を大きく変えることなく導入できるため、紙の契約書から電子契約への移行をスムーズに進めることができます。

電子契約サービスは電子印鑑GMOサイン以外にもさまざまな種類があり、目的や使い方によって適切なサービスは異なってきます。それぞれのサービスの特徴や適した使い方を知って、自社に最適な電子契約の方法を検討してみてはいかがでしょうか。

電子契約サービスの導入を検討している方は、こちらの記事もご覧ください。

【最新版】主要な電子契約サービス比較14選|価格や機能を紹介!

また、電子契約の選び方を知りたい方は、こちらの資料をぜひ活用してみてください。

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