バックオフィスのDX推進が急務!その理由や導入時のポイント

企業の業務は、顧客対応が発生する「フロントオフィス」と、企業の中で事務処理を中心とした業務を行う「バックオフィス」の2つに大別されます。

フロントオフィスに関しては、すでにデジタル化やDXが進んでいますが、それを支えるバックオフィスについてはDX推進が遅れており、早急な環境の整備が求められています。

今回は、バックオフィスのDX推進が急がれる理由や、DX推進によって得られるメリット、導入時の課題点、成功のポイントなどについてわかりやすく解説します。

バックオフィスのDXが急がれる理由

営業やカスタマーサービスなど、企業の「顔」ともいうべき仕事を担うフロントオフィスに対し、バックオフィスは直接顧客との接点がない業務です。

そのため、DX推進における優先度はフロントオフィスより低いと思われがちで、フロントオフィスのDXには積極的でも、バックオフィスはほとんど着手していないという企業も少なくありません。

しかし、実際にはバックオフィスこそDX推進が急務であり、フロントオフィスと同等、またはそれ以上に積極的な取り組みが必要とされています。

なぜバックオフィスのDXが急がれているのか、その理由は大きく分けて2つあります。

1. 企業経営に必要不可欠な業務である

バックオフィスは、直接利益を生み出す業務ではありませんが、企業経営に必要不可欠な仕事が集中しています。

たとえば、従業員が安心して働ける職場環境を整える「労務管理」や、会社のお金を管理する「経理」、従業員の採用・教育・評価などにまつわる仕事を行う「人事」などは、すべてバックオフィスに分類されます。

これらの業務では何より正確性や確実性が重んじられますが、日々生み出されるバックオフィスの業務量は非常に多く、多大な時間と人材を費やしているのが実状です。

バックオフィスのDXを推進すれば、マニュアル化されている定型業務が自動化されることで、人がこなすべき業務量を大幅に削減することができます。

浮いた時間やコストを、人の介入が必要な業務(人材育成など)やフロントオフィスに投資すれば、会社全体の労働生産性がアップし、業績の向上や人材不足の解消などにつながります。

2. ヒューマンエラーの防止に役立つ

バックオフィスは企業経営に必要な業務が集中しているだけに、ささいなミスが大きなトラブルにつながるリスクが高い傾向にあります。

特に注意したいのは、勤怠管理や給与計算、資産管理といった数字を扱う業務で、数値の誤入力や計算ミスといったヒューマンエラーが発生すると、多大な損害を被る原因となることもあります。

データ入力や計算についてはコンピューターの方が正確かつ迅速にこなせますので、バックオフィスのDXによってRPA(事業プロセスの自動化)やAI(人工知能)の導入が進めば、ヒューマンエラーの防止に役立ちます。

バックオフィスのDX推進で得られるメリット

バックオフィスのDXを進めることで得られる主なメリットを3つご紹介します。

1. 業務の効率化

従来のアナログ方式によるバックオフィスは、一つひとつの作業はシンプルでありながら、多大な手間と時間がかかるところに大きな課題がありました。

バックオフィスのDX推進により、勤怠管理と給与計算を連動させたり、承認プロセスをオンライン化したりすれば、データの二重入力や承認書類の回覧・捺印にかかる手間と時間を丸ごとカットできるため、業務効率を大幅に改善できます。

2. コストの削減

アナログ方式のバックオフィスでは、1つの業務に多大な時間と労力を費やすため、日々の業務をこなすためにはそれなりの人材を配置する必要があります。

DXによってバックオフィスを自動化すれば、人の介入が必要な業務が減少するため、人件費の削減につながります。

また、勤怠管理をタイムカード方式からIDカードor生体認証方式に切り替えたり、紙の給与明細書をPDF化して電子交付したりすれば、備品代や印刷代などのコストも節約することができます。

3. 多様な働き方の実現

新型コロナウイルスの影響によって急速に普及してテレワークですが、政府はコロナ禍になる前から、働き方改革の一環として多様な働き方の実現を目標としていました。

ただ、現実には業務に会社のコンピュータを使わなければならなかったり、申請・承認の書類に押印が必要だったりして、出社を余儀なくされるケースが少なくありませんでした。

クラウドサービスの活用などによってバックオフィスのDXが進めば、リモート環境から会社のシステムにアクセスしたり、押印不要の承認プロセスを確立したりすることが可能になるため、完全テレワークなど多様な働き方を実現しやすくなります。

バックオフィスのDX推進における課題点

バックオフィスのDX推進はメリットが多い一方、実現するためにはさまざまな課題をクリアする必要があります。

ここでは、バックオフィスのDXを推進する際に抱えやすい課題点を2つご紹介します。

1. コストの問題

バックオフィスのDX推進には、アナログ業務のデジタル化はもちろん、業務を自動化するためのツールやシステムの導入が必要になります。

システムやソフトウェアの導入にはそれなりのコストがかかるため、DX推進のための予算を確保できるかどうかが重要な課題となります。

バックオフィスのDXは業務効率化やコスト削減につながるため、導入がスムーズに進めば初期費用は短期間でペイできますが、費用対効果の薄いDXを推進するとコストを回収できず、会社の経営を圧迫する可能性もあるので要注意です。

2. 人材の問題

バックオフィスのDXを推進するにあたり、全く新しいシステムを導入すると、現場では混乱やトラブルが生じやすくなります。

こうした混乱やトラブルを防ぐには、データ活用やデジタル技術に精通しており、突発的なトラブルにも対応できる人材を確保する必要があります。

人材確保の方法としては、必要なスキルを持った人材を新たに募集するか、今いる人材を一から指導・育成するかの2択になります。

しかし、前者は働き手不足が社会問題になっている現代において簡単なことではなく、後者は人材育成にそれなりのコストと時間がかかるところがネックです。

バックオフィスのDX推進を成功させるポイント

前述した課題の内容を踏まえた上で、バックオフィスのDX推進を成功させるためのポイントを2つご紹介します。

1. 自社の業務課題を明確にする

バックオフィスのDXを実現する手法は複数あり、それぞれ目的や特徴に違いがあります。

自社のニーズにマッチしていないDXを推進しても、いたずらにコストを費やすだけですので、まずは自社の業務課題を明確にし、どのようなDXが必要なのか洗い出すことから始めましょう。

具体的には、時間外労働の量から部門ごとの業務負担をチェックする、社員アンケートを採って問題点を浮き彫りにするといった施策が有効です。

2. 中・長期的な時間軸で進めていく

バックオフィスのDX推進に限らず、既存のシステムを全く新しいシステムに置き換えるには、試行錯誤を繰り返す必要があります。

特に大きな課題であるDX人材の確保・育成に関しては年単位の時間が必要になりますので、DX推進プロジェクトは中・長期的な時間軸で進めていくことが大切です。

具体的には、持続可能な予算の検討や、試験的にバックオフィスのDXを実現したパイロットチームの編成などを行い、少しずつ実績を積み重ねていくのが成功への近道となります。

バックオフィスのDXを進めて企業の課題を解決しよう

バックオフィスは企業経営に直接関わる重要な業務ですので、ささいなミスやエラーも許されません。

しかし、日々生み出されるバックオフィスの業務量は甚大で、少子高齢化によって生産年齢人口が徐々に減少している現代日本では、1人あたりの社員にかかる負担が重くなっていることが問題視されています。

バックオフィスのDXを実現すれば、定型業務の自動化や、部署・部門間のシステム連携などにより、既存の業務を大幅に効率化することができます。

時間やコストを節約できるのはもちろん、誤入力や計算ミスといったヒューマンエラーも未然に防げるようになりますので、経営の根幹に関わる重要なバックオフィスだからこそ、DXの積極的な推進をおすすめします。

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